AM Grondbedrijf
digitaliseren documentenstroom
AM NV (Amstelland MDC) is op Europese schaal actief in projectontwikkeling. Het bedrijf beschikt over bijna 600 professionals gespecialiseerd in het ontwerpen en ontwikkelen van omgevingen om in te wonen, werken, winkelen en recreëren. AM is in 2002 ontstaan uit de overname van MDC door Amstelland en bestaat nu uit drie onderdelen: AM Grondbedrijf, AM Wonen en AM Development.
e-office voert al jaren Lotus Notes-projecten uit voor AM Development, voorheen MultiVastgoed genaamd. Een van de toepassingen die e-office voor AM Development realiseerde, is het Document Relatie Management Systeem (DRMS). Voor AM Grondbedrijf, dat tot voor kort nog geen Lotus Notes gebruikte, ontwikkelde e-office een aangepaste versie van dit systeem.
Toon Janssen, IT-projectleider bij AM: "AM is een zeer kennisintensieve organisatie. Wij voeren complete vastgoed/woon/grondontwikkelingsprojecten uit. Van de eerste aankoop van grond tot en met het ontwerp en de realisatie van complete stedelijke centra, winkelcentra, kantorenparken en woonwijken. AM is ontstaan uit de overname van MDC door Amstelland en bestaat nu uit drie groepen. De ene groep is verder op het gebied van IT dan de andere groep. Ik begeleid overkoepelende IT-projecten en projecten bij de diverse groepen. Het project dat ik met e-office voor AM Grondbedrijf heb uitgevoerd, is hier een voorbeeld van."
grond
"Binnen AM Grondbedrijf richten wij ons op het aankopen van grond. Wij gaan op zoek naar geschikte bouwgrond, dienen verzoeken in voor het aanpassen van bestemmingsplannen, zorgen voor de juiste bouwvergunningen enzovoorts. Dit zijn projecten met een doorlooptijd van een tot tien jaar. Tijdens deze trajecten bouwen we uitgebreide documentatie op. Denk aan correspondentie, vergunningen, contracten, kadasterwijzigingen, goedkeuringsaanvragen et cetera. Deze documentenstroom wilden wij digitaliseren. Zodat deze documenten goed bewaard blijven, snel terug te vinden zijn, de status van projecten altijd voor iedereen binnen de organisatie inzichtelijk is en er geen misverstanden kunnen ontstaan over gemaakte afspraken en verleende vergunningen."
"Als start van onze zoektocht naar een goed archiveringssysteem, zijn we eerst nagegaan welke systemen er binnen de andere groepen van AM worden gebruikt. AM Development werkt al zeven jaar met het Document Relatie Management Systeem, door e-office ontwikkeld. Dit kwam dicht bij het soort systeem dat wij zochten."
Lotus Notes
"AM Grondbedrijf werkte voorheen alleen nog met Microsoft Outlook voor e-mail en agenda. DRMS is gebaseerd op Lotus Notes. Aanschaf van DRMS zou dus automatisch de uitrol van Lotus Notes binnen AM Grondbedrijf met zich meebrengen. We hebben onderzocht wat het zou betekenen als we DRMS zouden laten nabouwen met Microsoft-technologie. Dit zou echter zorgen voor flink wat extra kosten in de ontwikkelsfeer. De uitrol van Lotus Notes had bovendien als extra voordeel dat we het beheer van het systeem eenvoudig kunnen regelen, omdat ook het DRMS-systeem van AM Development al intern wordt beheerd. Tot slot zou ook de interne integratie van systemen bij een keuze voor Lotus Notes op termijn eenvoudiger zijn. Daarom hebben we uiteindelijk gekozen voor DRMS in combinatie met Lotus Notes."
inscannen
"Wanneer je start met het elektronisch archiveren van documenten, krijg je onmiddellijk te maken met de vraag welke documenten je wel en welke je niet gaat inscannen. We hebben een pilotgroep van gebruikers samengesteld die deze beslissingen heeft genomen. Het zijn tenslotte de medewerkers zelf die het beste weten welke informatie zij nodig hebben om hun werk goed te doen. Voor omvangrijke onderzoeksrapporten hebben wij er bijvoorbeeld voor gekozen om alleen het titelblad in te scannen en niet het complete rapport. Zodat je in ieder geval snel kan achterhalen welke informatie beschikbaar is."
totale traject
"Op basis van onze specifieke wensen heeft e-office het systeem aangepast. Parallel hieraan is Lotus Notes geïmplementeerd. We zijn ook overgestapt van Outlook naar Lotus Notes-mail en -agenda. Ter aanvulling op de standaard agendafunctionaliteit in Lotus Notes, hebben we de TeamSpirit Groepskalender van e-office aangeschaft. Via deze kalender heb je de agenda’s van alle medewerkers in één overzicht bij elkaar. Waardoor je nog sneller inzicht hebt in de beschikbaarheid en bereikbaarheid van collega’s. Dit is overigens functionaliteit die Outlook standaard biedt. Het complete traject, van de inventarisatie van wensen tot oplevering van de oplossing, heeft circa twee maanden gekost."
verwarrend
"Alle medewerkers van AM Grondbedrijf, ruim twintig in totaal, hebben ondertussen een training Lotus Notes en een training DRMS gevolgd, verzorgd door e-office. Voor beide trainingen stond een halve dag. We hebben ervoor gekozen om medewerkers de trainingen achter elkaar, op dezelfde dag, te laten volgen. Achteraf gezien was dit wat te zwaar. Voor medewerkers die nog nooit met Lotus Notes hebben gewerkt, is het lastig om te onderscheiden welke functionaliteit standaard Lotus Notes is en welke functionaliteit specifiek is voor ons nieuwe systeem. Dat maakt het wat verwarrend. Bij een volgend traject zullen we dit dus anders plannen."
gewoontedieren
"We hebben het systeem ruim twee maanden geleden in gebruik genomen. We zijn zeer tevreden met het resultaat. Voor veel medewerkers is het werken met Lotus Notes nog wel wat onwennig. Wat dat betreft zijn mensen gewoontedieren; ik merk dit ook bij mezelf. Als je gewend bent dat een bepaalde knop rechtsboven in je scherm zit, blijf je in eerste instantie telkens met je muis naar die plek gaan. Om vervolgens weer de juiste knop te moeten zoeken. Dit brengt meer ergernis met zich mee dan we vooraf hadden verwacht. We hebben echter een beheerder gereserveerd die fulltime beschikbaar is voor het beantwoorden van gebruikersvragen. Hij inventariseert ook welke aanvullende wensen er nu al zijn met betrekking tot het systeem. Deze wensen kunnen we dan in een volgende versie van het systeem verwerken."