Amstel
Fun, Friendship & Football
Amstel sponsort al sinds 1994 de UEFA Champions League, een van de grootste internationale voetbal-evenementen. Amstel krijgt van de UEFA onder andere toegangskaarten voor alle wedstrijden. De administratie rondom het verdelen van de Champions League-kaarten was elk jaar weer een grote klus. e-office heeft daarom voor Amstel daarom een UEFA Champions League-website ontwikkeld onder de naam Ticket Information Services (TIS). Hiermee heeft Amstel en de betrokken divisies van Heineken 24 uur per dag inzage in de status van bestellingen en de gemaakte kosten.
In 1873 werd Heineken's Bierbrouwerij Maatschappij N.V.opgericht door de grootvader van Alfred (Freddie) Heineken. Sindsdien is het bedrijf uitgegroeid tot een internationale organisatie met meer dan 110 brouwerijen in circa 50 landen. In 2001 produceerde de Heineken Group ruim 91 miljoen hectoliter bier. Hiermee is Heineken de op een na grootste bierbrouwer ter wereld.
Heineken heeft meer dan 80 biermerken in haar portfolio, waaronder drie internationale merken: Heineken, Murphy's en Amstel. Deze drie merken worden wereldwijd in de markt gezet door Heineken International. e-office heeft inmiddels diverse internet/intranet-projecten voor Heineken uitgevoerd. Onlangs heeft e-office ook een speciale toepassing ontwikkeld voor Heineken International/Amstel. Hiermee kunnen de verschillende Operating Companies (OpCo's) van Heineken kaarten bestellen voor de UEFA Champions League. Over deze toepassing en de samenwerking met e-office spreken wij met Arjen de Ruyter. Hij is International Sponsorship Manager Amstel bij Heineken International en verantwoordelijk voor de sponsoractiviteiten van Amstel rondom de UEFA Champions League.
sponsoring
Arjen de Ruyter: "Sponsoring is voor Amstel een belangrijk middel om 'het Amstel-gevoel' uit te dragen: 'fun', 'friendship' en 'freedom'. Met ons product, bier, richten wij ons op een enorm brede doelgroep. Daarom is het voor ons aantrekkelijk om evenementen te sponsoren die ook een groot en breed publiek aantrekken. Samen met onze andere communicatie-activiteiten, zorgt dit voor een goede communicatie-mix. Mede door onze communicatie-inspanningen kunnen wij ervoor zorgen dat onze omzet nog steeds stijgt. Terwijl de biermarkt in zijn geheel krimpt, als gevolg van opkomende dranken, zoals Bacardi Breezer en wijn."
"Vanuit Heineken International sponsort Amstel al sinds 1994 de UEFA Champions League, een van de grootste internationale voetbal-evenementen. In het begin waren wij een van de acht sponsors. Twee jaar terug werd door de UEFA besloten dat er nog maar vier bedrijven de Champions League mochten sponsoren. Hierdoor gingen de sponsorfees flink omhoog. Bij Amstel hebben we toen besloten dat we de Champions League wel willen blijven sponsoren, maar dat we ons hier dan ook volledig op willen richten. Vanaf dat moment ben ik mij fulltime gaan bezighouden met de Champions League."
UEFA Champions League
"De UEFA Champions League is een jaarlijks terugkerend evenement. Het seizoen omvat 157 wedstrijden en loopt van september tot en met mei. Als sponsor mogen wij het Champions League-logo afbeelden op al ons promotiemateriaal. Daarnaast krijgen wij van de UEFA toegangskaarten voor alle wedstrijden en voor de finale, die dit jaar plaatsvindt in Glasgow. Al deze kaarten verdelen wij over de verschillende OpCo’s. Zij bepalen zelf voor welke marketing-acties zij deze kaarten gebruiken en aan welke doelgroepen zij ze weggeven. Net wat binnen hun lokale marketingplan past."
administratie
"De administratie rondom het verdelen van de Champions League-kaarten was elk jaar weer een ongelofelijke klus. Tot nu toe kreeg iedere OpCo een fysiek formulier waarmee zij kaarten voor de Champions League bij ons konden bestellen. Op dit formulier vulden zij in hoeveel kaarten zij wilden bestellen, of de betreffende gasten een VIP-pas moesten krijgen, wanneer de gasten waar zouden arriveren, of er vervoer en een hotelkamer geregeld moest worden enzovoorts. Al deze informatie werd in Nederland vervolgens overgetypt en opgeslagen in een Excel-bestand. Nadeel van deze werkwijze is dat het enorm arbeidsintensief is om al deze informatie te moeten invoeren. Bovendien werd er veel dubbel werk gedaan en was de kans op fouten groot. OpCo's gaven daarnaast voortdurend wijzigingen door die dan weer moesten worden verwerkt. Op gegeven moment was het overzicht zoek . En dan moesten we achteraf ook de facturering nog goed zien te regelen."
andere werkwijze
"Ik had het gevoel dat het proces rondom het hospitality programma voor de UEFA Champions League anders en beters moest kunnen. Al enige tijd liep ik met dit gevoel rond, dacht ik na over een andere werkwijze. Belangrijk is dat de OpCo’s zelf de benodigde informatie kunnen invoeren, dat zij direct kunnen zien hoeveel kaarten zij hebben besteld, dat zij zelf wijzigingen kunnen aanbrengen en dat zij kunnen zien wat de uiteindelijke kosten van hun bestellingen zullen zijn. Toen wij in hoofdlijnen een beeld hadden van wat we wilden, hebben wij e-office ingeschakeld."
website
"We hebben e-office gevraagd om mee te denken en om ons basisidee verder uit te werken. Op basis van onze briefing kwam e-office met een projectplan voor een UEFA Champions League-website waarin alle ideeën waren geconcretiseerd. Samen hebben we dit plan verder aangescherpt.Vervolgens heeft e-office het grafisch ontwerp gemaakt. Daarna is e-office gestart met de ontwikkeling van de site in Lotus Notes."
Ticket Information Service
"Sinds november is de UEFA Champions League-website live onder de naam Ticket Information Services (TIS). Ik heb de website geïntroduceerd tijdens onze jaarlijkse internationale brand-meeting. Voorgaande jaren gaven wij bezoekers van de meeting een bestel-formulier mee. Nu kon ik iedereen een webadres meegeven. Deze nieuwe werkwijze was voor veel mensen wel even wennen. Maar al snel werd duidelijk wat het voordeel is aan deze werkwijze. Hoe gebruikersvriendelijk het systeem is en hoe handig het is om 24 uur per dag inzage te hebben in de status van bestellingen en de gemaakte kosten. We krijgen eigenlijk alleen maar positieve reacties, ook vanuit andere divisies binnen Heineken. Zo zijn er nu al plannen om dit systeem binnen Heineken ook voor andere gesponsorde evenementen te gaan gebruiken."
verbazingwekkend
"Achteraf gezien is dit project uiterst soepel verlopen. Ik ben zelf geen techneut. Ik kon alleen maar aangeven hoe ik het wilde hebben; wat het nieuwe systeem moest kunnen. e-office vertaalde deze wensen naar de techniek. Dit kan ook wel eens leiden tot teleurstellingen. Maar de eerste ontwerpen sloten helemaal aan bij mijn verwachtingen. Waarschijnlijk heeft dit ook te maken gehad met het feit dat wij al zo duidelijk wisten wat wij wilden. En met de kennis en ervaring van e-office natuurlijk. Tijdens onze eerste meetings voorafgaand aan het project, hebben we alles goed doorgesproken. Dit heeft ons tijdens het project heel wat tijd en overleg gespaard."</P>
compleet
"Op dit moment is e-office bezig om de TIS-website verder uit te breiden met een factureringsmodule. Het is namelijk ieder jaar weer een enorme klus om uit te zoeken welke OpCo nu waarvoor facturen moet ontvangen. Met deze uitbreiding van de site kunnen wij ervoor zorgen dat alle kosten nauwkeurig in TIS worden bijgehouden. Na afloop van de Champions League is dan in een oogopslag zichtbaar wat de totale kosten per OpCo zijn. Een specificatie van de kosten kan met een druk op de knop worden opgeroepen. Dan is ons nieuwe systeem dus helemaal compleet."