Arbo Unie Zuid-West
kiest voor Lotus Notes 6.5
Arbo Unie heeft ongeveer 55.000 organisaties met meer dan 2 miljoen medewerkers (bijna een derde van de Nederlandse beroepsbevolking) als klant en is hiermee de grootste arbo-dienst van Nederland. Arbo Unie heeft 110 vestigingen verspreid over 32 regio's in Nederland. e-office begeleidde de Arbo Unie regio Zuid-West met een migratie van 300 werkstations naar Windows 2000 en Lotus Notes 6.5. Binnen een maand was de volledige migratie uitgevoerd en hadden 300 medewerkers van de Arbo Unie Zuid-West een presentatie gevolgd over de mogelijkheden van deze Notes-versie. Een kort verslag van dit migratietraject.
Binnen de regio Zuid-West gewerkt met verschillende versies van Lotus Notes, waaronder versie 4.6 en 5.0. Hierdoor werd het beheer van met name de e-mailomgeving steeds complexer en arbeidsintensiever. Ook ontstonden er steeds vaker problemen bij het inzien van agenda's. Medewerkers konden bijvoorbeeld niet optimaal gebruik maken van de 'scheduler' in Lotus Notes, waarmee je snel kunt zien of iemand op een bepaald tijdstip beschikbaar is of niet. Daarom besloot Arbo Unie om de vestigingen in Roosendaal, Tilburg, Oosterhout, Breda en nog een aantal kleinere vestigingen in de regio Zuid-West zo snel mogelijk te migreren naar de nieuwste versie van Lotus Notes.
Lotus Notes Roaming
Voor Arbo Unie was het vereenvoudigen van het Notes-beheer de belangrijkste reden om te migreren naar Lotus Notes 6.5. Een bijkomend voordeel van deze migratie is dat Arbo Unie met deze nieuwe Notes-versie bovendien beschikt over 'Lotus Notes Roaming'. Deze nieuwe functionaliteit maakt het voor medewerkers eenvoudig om op verschillende locaties te werken en op verschillende werkstations te beschikken over hun persoonlijke werkomgeving, dat wil zeggen: hun e-mail, agenda en al hun Notes-toepassingen. Zonder dat de beheerafdeling hiervoor iets hoeft te regelen. Voorheen konden medewerkers ook al vanaf verschillende pc's met Lotus Notes werken via een fileserver. Maar dit leverde vrij veel storingen op. Met Lotus Notes Roaming is dit probleem opgelost. Voor medewerkers is het werken met Lotus Notes op meerdere werkstations ook gemakkelijker geworden. Het enige wat zij nu nog hoeven te doen, is bij het afsluiten van Lotus Notes de vraag 'gegevens naar servers verzenden?' met ja te beantwoorden. Vervolgens worden alle wijzigingen die op dat werkstation zijn doorgevoerd automatisch naar de server verstuurd. Hierdoor hebben medewerkers op elke werkplek direct toegang tot de meest actuele informatie.
voorbereiding
Om ervoor te zorgen dat medewerkers zo min mogelijk hinder zouden ondervinden van het migratietraject, heeft Arbo Unie er in overleg met e-office voor gekozen om de migratie in een zo kort mogelijk tijdsbestek te laten plaatsvinden. Daarnaast moesten medewerkers goed worden voorbereid op de nieuwe werkomgeving en moest de helpdesk van de Arbo Unie zo min mogelijk worden belast met allerlei gebruikersvragen. Hiervoor zou e-office alle 300 medewerkers tijdens een presentaties van ongeveer een uur informeren over de reden van de migratie en de belangrijkste veranderingen die dit met zich meebracht.
De migratie van Arbo Unie Zuid-West is inmiddels succesvol afgerond. Alle medewerkers werken nu met Lotus Notes 6.5. Waardoor zij nu profiteren van het verhoogde gebruikersgemak van Lotus Notes 6.5, weer optimaal gebruik kunnen maken van de agendafunctionaliteit in Lotus Notes en nu eenvoudig vanaf iedere werkplek toegang hebben tot hun eigen, actuele werkomgeving. Bovendien zijn er bij de helpdesk weinig 'gebruikersvragen' binnengekomen, waardoor de medewerkers van de servicedesk zich volledig konden richten op het goed en snel afronden van de migratie.