Berk
krachtige oplossing in beheer e-mail met iQ. Suite Store
De toegenomen wet- en regelgeving binnen de accountancywereld, zoals de komst van de Wet Toezicht Accountantsorganisaties (WTA), zorgt ervoor dat professionals steeds meer informatie moeten vastleggen. Veel organisaties kiezen daarom voor (portal)oplossingen waarmee medewerkers eenvoudig toegang hebben tot deze informatie. Omdat e-mail een belangrijk communicatiemiddel met klanten is geworden, willen accountants belangrijke berichten en bijlagen ook graag in de oorspronkelijke vorm bewaren. Gevolg is dat e-mailboxen snel te groot worden en de server capaciteitsproblemen ondervindt.
Berk realiseerde in samenwerking met e-office een nieuwe archiveringsoplossing op basis van iQ. Suite Store. Berk is de eerste organisatie in Nederland die deze techniek heeft toegepast.
Voordat Berk van start ging met de nieuwe archiveringsoplossing werden e-mailarchieven bewaard op cd-roms of andere media. Bezwaar hiervan was dat de informatie minder gemakkelijk toegankelijk was dan via de mailbox. Het kostte bovendien meer tijd, omdat cd’s gebrand moesten worden en bij het raadplegen de juiste cd-rom opgezocht moest worden. Vanwege dit ongemak bewaarden medewerkers steeds meer mail in hun mailbox. Er moest een oplossing komen waarmee op zeer korte termijn het probleem van de groeiende mailboxen kon worden aangepakt. Herman Olde Heuvelt, teamleider beheer en infrastructuur en Jurrie Teeuwen, beheer- en infrastructuurspecialist bij Berk, vertellen over de oplossing die Berk heeft gerealiseerd en de kostenbesparing die dit project heeft opgeleverd.
Herman Olde Heuvelt: “Berk heeft circa 850 medewerkers, verspreid over zestien vestigingen in Nederland. Al deze medewerkers beschikken over mailboxen die in grootte variëren van 10 MB tot aan 1 GB. Vooral de bijlagen nemen veel opslagruimte in beslag. We merken dat bij mensen niet alleen de tijd ontbreekt om regelmatig hun mailbox op te schonen, maar ook dat zij bang zijn om per ongeluk documenten weg te gooien die later toch van belang kunnen zijn.”
originele e-mailbericht
Jurrie Teeuwen: “We zijn daarom op zoek gegaan naar een oplossing waarmee we e-mails wel kunnen archiveren, maar op zo’n manier dat ze toch eenvoudig toegankelijk blijven. e-office adviseerde ons hierbij om eens te kijken naar de mogelijkheden van iQ. Suite Store. Deze oplossing bleek naadloos aan te sluiten op onze wensen. Het grote voordeel van iQ. Suite Store is dat we attachments kunnen archiveren zonder dat e-mailberichten uit de mailbox verdwijnen. Een gebruiker kan hierdoor gewoon het originele mailbericht in de mailbox terugvinden. Als een attachment is verplaatst naar het archief, wordt dit boven aan het geopende e-mailbericht vermeld. Het attachment kan vervolgens met een druk op de knop automatisch worden opgehaald. Het duurt misschien enkele seconden langer, maar die tijd is echt te verwaarlozen.”
Een ander voordeel is dat de attachments die worden opgehaald na een week automatisch weer in het archief worden geplaatst. “Wij hebben hier als beheerders geen omkijken meer naar”, vervolgt Jurrie Teeuwen. “Bovendien worden attachments maar een keer opgeslagen in het archief. Een bijlage die naar veertig personen wordt verzonden, wordt dus maar een keer opgeslagen. Ook als het bericht vervolgens wordt doorgestuurd of beantwoord, wordt het attachment niet opnieuw in het archief opgeslagen.”
korte lijnen
Herman Olde Heuvelt: “Het e-mailarchiveringsproject is enorm snel en soepel verlopen. Enerzijds omdat het een relatief eenvoudig traject is met een goed product. Anderzijds omdat e-office precies begreep waar ons probleem lag en ons hierdoor goed kon adviseren. Doordat de lijnen heel kort zijn en wij direct contact konden opnemen met de juiste specialisten bij e-office waren kleine aanpassingen snel gerealiseerd.”
return-on-investment
Naast gemak en besparing in tijd door de betere beheersbaarheid van de e-mailomgeving, levert iQ.Suite Store ook een besparing op in kosten. Herman Olde Heuvelt: “Als onze mailboxen in het zelfde tempo zouden doorgroeien als nu dan zouden we, zonder het gebruik van iQ. Suite Store, een capaciteit van circa 100 GB per jaar extra nodig hebben. Door iQ.Suite Store groeien we met minder dan 50 GB per jaar.