De Telegraaf
consolideert mailomgeving van 3.200 gebruikers met hulp e-office
Het dagblad De Telegraaf maakt deel uit van de N.V. Holdingmaatschappij De Telegraaf, samen met nog een tiental bedrijven, waaronder Telegraaf Media ICT, sinds kort ook een zelfstandig bedrijf binnen de holding. De Telegraaf voerde samen met e-office een omvangrijk mailconsolidatietraject uit, waarbij de diverse mailsystemen worden vervangen door één standaard, Lotus Notes Domino 6.
Marijn Deurloo, Manager Strategic Alignment bij Telegraaf Media ICT (TMI) en eindverantwoordelijk voor het consolidatietraject: "Sinds begin dit jaar is de ICT-afdeling van De Telegraaf verzelfstandigd tot Telegraaf Media ICT, een zelfstandig bedrijf binnen Holdingmaatschappij De Telegraaf. Doel is om marktconform te kunnen opereren. Telegraaf Media ICT, met in totaal circa 180 medewerkers, is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van nieuwe softwaretoepassingen, het beheer van deze toepassingen en de complete ICT-infrastructuur van De Telegraaf en de andere werkmaatschappijen binnen de holding."
wens
"Tot voor kort werkten we binnen de holding met diverse mailomgevingen, waaronder Lotus Notes/Domino en Microsoft Exchange. Begin vorig jaar ontstond bij De Telegraaf de wens om synergie te creëren op het gebied van e-mail en de kosten voor het beheer van de e-mailomgeving omlaag te brengen. Daarom hebben we besloten de verschillende mailomgevingen te consolideren naar één omgeving. Eenvoudiger in gebruik en beheer, waardoor wij de Total Cost of Ownership (TCO) kunnen verlagen. We hebben diverse oplossingen in de markt onderzocht en gekozen voor Lotus Notes/Domino. Vervolgens hebben we voor de migratie een Request for Proposal (RFP) uitgestuurd naar een aantal mogelijke partners. We hebben voor e-office gekozen, mede dankzij de goede ervaringen van één van onze werkmaatschappijen met e-office."
concernbreed
Peter in ’t Veld, operationeel projectleider, beschrijft het verloop van het project: "In dit traject gaat het om de consolidatie van de mailomgeving van 3.200 gebruikers. Dit is één van de eerste ICT-projecten die we concernbreed uitvoeren, waarbij de elf werkmaatschappijen van Holdingmaatschappij De Telegraaf betrokken zijn en we dus eigenlijk te maken hebben met elf verschillende klanten. Omdat we concernbreed gaan werken met Lotus Notes Domino, betekende dit bovendien de vervanging van alle servers, het installeren van Notes op de pc’s van alle medewerkers en het trainen van alle beheerders en gebruikers."
"Een ander aspect dat dit project tot een uitdaging maakte, is het belang van e-mail voor onze organisatie. Zestig procent van alle artikelen wordt door onze verslaggevers per e-mail aangeleverd bij onze redacties. Omdat onze krant een 7x24 uurs-bedrijf is, kunnen wij ons geen downtime van onze servers permitteren; iedereen moet altijd e-mail kunnen versturen en ontvangen. Tegelijkertijd is beveiliging een belangrijke issue."
pre-implementatie
"We hebben ervoor gekozen direct te gaan werken met Lotus Notes Domino 6. We hebben diverse bedrijfstoepassingen draaien onder Notes 4.6 en Release 5; deze moesten ook goed functioneren in Lotus Notes Domino 6. We hebben daarom eerst een ‘pre-implementatie’ uitgevoerd en alle applicaties overgezet."
beheer
"Daarnaast wilden we het beheer van onze Notes/mail-omgeving efficiënter regelen. Het technisch beheer blijven we centraal uitvoeren, maar het functioneel beheer van gebruikersgegevens wordt nu decentraal georganiseerd. Zodat diverse werkmaatschappijen zelf direct wijzigingen in gebruikersgegevens kunnen doorvoeren, en niet hoeven te wachten totdat dit centraal is geregeld. Hierdoor kunnen medewerkers van Telegraaf Media ICT zich volledig richten op hun kerntaken en worden gebruikers tegelijkertijd snel en goed geholpen. Voor het beheer van gebruikersgegevens maken we gebruik van de voor ons op maat gemaakte Notes User Management Tool van e-office."
test
"November en december vorig jaar hebben we gebruikt als testfase. Vertegenwoordigers vanuit verschillende afdelingen en werkmaatschappijen hebben de nieuwe omgeving getest, inclusief de overgezette applicaties en het werken met de Notes User Management Tool. Hierbij kwamen nog flink wat punten naar voren, die begin dit jaar grotendeels door e-office samen met TMI zijn opgelost."
gefaseerd
"Na de migratie van de servers werden, gefaseerd, gebruikers en beheerders door e-office getraind. Voor gebruikers heeft e-office een speciale training ontwikkeld in het werken met Notes 6 mail en -agenda. Als medewerkers terugkomen van hun training, is hun pc bovendien door TMI voorzien van Lotus Notes 6. De Telegraaf en enkele werkmaatschappijen werken nu al met de nieuwe mailomgeving; komende maanden volgen de resterende bedrijven."
commitment
Volgens TMI is de servermigratie niet zo soepel verlopen als verwacht. Bepaalde groepen gebruikers hebben direct na de overgang enige tijd vertraging ondervonden in het ontvangen en versturen van e-mail. Na deze eerste problemen is een stabiele situatie bereikt. TMI heeft een forse investering gedaan in dit project; komende tijd zal duidelijk worden of dit project daadwerkelijk de beoogde kostenbesparing oplevert. TMI heeft het commitment, de inzet en de expertise van e-office als positief ervaren. Met name in de voorbereidingsfase was de communicatie en samenwerking met de gebruikersorganisatie zeer goed.