gemeente Haarlem
gaat back-office ontsluiten met WebSphere Portal 6
Om de dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren, wil het kabinet het ICT-gebruik binnen de overheid verder stimuleren. Een van de doelstellingen is dat gemeenten in 2007 65% van hun dienstverlening via internet aanbieden en dat alle informatie die relevant is voor andere overheidsinstellingen steeds meer centraal wordt aangeboden. De gemeente Haarlem is een van de gemeenten die op dit moment druk bezig is met het vormgeven en uitvoeren van een nieuw ICT-beleid.
Jan van de Straat, Hoofd Bureau Onderzoek, Ontwikkeling, Test en Advies (BOOTA): "Het Bureau Onderzoek, Ontwikkeling, Test en Advies adviseert de gemeente Haarlem onder meer over de toekomstige ontwikkelingen op ICT-gebied. We zijn een soort research- en developmentafdeling en hiermee binnen Nederlandse gemeenten redelijk uniek. Bijzonder is dat wij eigen ontwikkelaars in dienst hebben en zelf (open source) software ontwikkelen die we indien gewenst beschikbaar stellen aan andere gemeenten. Zo hebben wij een Web-huisstijl ontwikkeld die ook door andere gemeenten wordt gebruikt. Daarnaast denken wij vanuit de gemeente Haarlem op landelijk niveau mee over ICT-ontwikkelingen. Als lid van GovUnited, en het EGEM (het E-team) van de overheid, bekijken we hoe we de samenwerking tussen gemeenten met de inzet van moderne, gestandaardiseerde ICT-middelen kunnen verbeteren."
"Er zijn op dit moment veel ontwikkelingen op ICT-gebied binnen de overheid. Zo wordt de basisregistratie van persoonsgegevens, die nu nog bij de gemeenten ligt, gecentraliseerd. Dit is een van de zes nieuwe basisregistraties waar straks iedere overheidsinstantie mee gaat werken. Dit heeft niet alleen gevolgen voor de ICT-infrastructuur, maar ook voor de werkwijze van de gehele overheid."
spanningsveld
"Een gemeente is van oudsher verticaal georganiseerd: de workflow gaat van boven naar beneden en andersom. Door de nieuwe ICT-ontwikkelingen gaat de workflow straks horizontaal door de organisatie, en dus door de afdelingen, heen lopen. Dat betekent nogal wat voor de interne organisatie en de huidige werkwijze. Ambtenaren zullen hierdoor procesgericht moeten gaan denken en werken in plaats van afdelingsgericht."
"In de praktijk betekent het dat een burger straks bij één centrale balie al zijn vragen kwijt kan. Dit contact kan via verschillende kanalen verlopen, zoals per e-mail, chat, brief of telefoon. De front-office van de gemeente zal hierdoor totaal veranderen. Nu zijn er nog verschillende balies en afdelingen voor verschillende aanvragen. Ons back-office, dat wil zeggen alle applicaties waarin de aanvragen worden verwerkt, verandert niet. Deze systemen blijven hetzelfde. Hierdoor zal een spanningsveld ontstaan tussen back-office en front-office. Dit probleem gaan we oplossen door al deze toepassingen toegankelijk te maken via een mid-office -dit is in feite een schakel waarmee processen en informatiebronnen met elkaar verbonden worden- en via een portal-omgeving."
toegevoegde waarde
"IBM heeft ons gevraagd om mee te doen met het WebSphere Portal 6 bètaproject zodat we ervaring kunnen opdoen met een portal op basis van de nieuwste technologie. Voorwaarde was wel dat we dit project samen met IBM Portal specialist e-office zouden uitvoeren. Eerlijk gezegd, zaten we daar in eerste instantie niet op te wachten. We hebben als afdeling veel kennis in huis en eerdere ervaringen met IBM-partners waren niet positief. Met e-office is het gelukkig anders verlopen. Wij zijn zeer tevreden over de samenwerking. Reden is dat de specialisten van e-office een hoog werk- en denkniveau hebben en zo duidelijk veel toegevoegde waarde bieden. De medewerkers hebben veel knowhow op portalgebied en zijn een goede aanvulling op ons team."
pilot
"We hebben samen met e-office een eerste pilot met WebSphere Portal 6 uitgevoerd. We hebben een toepassing ontwikkeld waarin uitkeringsgegevens uit verschillende applicaties zijn samengevoegd. Een gebruiker ziet dan alle benodigde informatie op één scherm, zonder dat hij of zij er rekening mee hoeft te houden dat de informatie uit verschillende systemen komt. Voorheen was dat onmogelijk. Met WebSphere Portal kunnen we in feite iedere applicatie op deze manier ontsluiten. Bovendien biedt deze technologie uitgebreide mogelijkheden om informatie te beveiligen en heel specifiek aan te geven wie welke gegevens mag raadplegen. Hierdoor kunnen wij relevante informatie gerichter en op een goede beveiligde manier aanbieden aan onze medewerkers en aan medewerkers van andere gemeenten."
belangstelling
"Ons streven is om in 2010 de basis voor een compleet nieuwe digitale werkomgeving te hebben gerealiseerd. Maar voordat het zover is, zullen we in samenwerking met andere gemeenten nog heel wat werk moeten verzetten. De kennis en ervaring die we binnen de gemeente Haarlem hebben opgedaan, delen we op dit moment in ieder geval binnen GovUnited. Een aantal van de gemeenten die hieraan deelnemen, heeft nu al belangstelling getoond voor onze aanpak."