Goudappel Coffeng
adviseurs delen kennis en expertise via frameworks e-office
Goudappel Coffeng BV is een adviesorganisatie op het gebied van verkeer, vervoer en ruimtelijke economie. Bij Goudappel werken circa 200 adviseurs. Goudappel Coffeng werkt sinds 1998 met Lotus Notes. In eerste instantie alleen voor e-mail en agenda, maar ook steeds meer om informatie, kennis en expertise te delen. Hierbij maakt Goudappel gebruik van diverse frameworks ontwikkeld door e-office.
Wim Dommerholt, mede verantwoordelijk voor de informatietechnologie en kwaliteitszorg binnen Goudappel Coffeng: "Bij Goudappel Coffeng werken adviseurs met expertise op zeer uiteenlopende gebieden. Hierbij kun je denken aan verkeerskundigen en planologen tot aan wiskundigen en gedragswetenschappers. Al deze expertise is nodig om opdrachtgevers snel te voorzien van een goed onderbouwd advies. We proberen medewerkers hierin zo goed mogelijk te ondersteunen. Door toepassingen te ontwikkelen waarmee zij informatie eenvoudig kunnen vastleggen en snel de juiste experts kunnen vinden."
frameworks
"Inmiddels hebben we bij Goudappel al heel wat toepassingen in gebruik om kennis en informatie vast te leggen en te delen. Sommige applicaties hebben we zelf ontwikkeld, maar de complexere toepassingen worden altijd door e-office gerealiseerd. Zo werken we bijvoorbeeld met een aantal frameworks van e-office die zijn aangepast aan onze specifieke wensen. Twee voorbeelden hiervan zijn TeamSpirit Customer Relations Management (CRM) waarin we alle relatiegegevens en correspondentie opslaan, gecombineerd met TeamSpirit Domino Office Link (DOL), een toepassing waarmee we vanuit Lotus Notes eenvoudig brieven in Microsoft Word kunnen maken."
TeamSpirit DOL
"Zoals gezegd leggen we onze relatiegegevens vast in TeamSpirit CRM. Voor het aanmaken van correspondentie gebruiken we Microsoft Office, vanwege de uitgebreide tekstverwerkingsmogelijkheden die Office biedt. TeamSpirit DOL maakt het mogelijk om vanuit onze relatiedatabase Microsoft Office-documenten te genereren. Het voordeel hiervan is dat, bijvoorbeeld bij het maken van een brief of offerte, de benodigde relatiegegevens uit TeamSpirit CRM automatisch overgenomen in het Microsoft Office-document. Daarnaast wordt met deze toepassing ons sjablonenbeheer centraal geregeld, waardoor documenten altijd zijn opgemaakt conform onze huisstijl. De aangemaakte Microsoft Office-documenten worden vervolgens automatisch als attachments opgeslagen in TeamSpirit CRM, zodat medewerkers ze bovendien eenvoudig kunnen terugvinden."
experts vinden
"Naast het eenvoudig kunnen vastleggen en terugvinden van informatie is het voor onze medewerkers belangrijk om snel collega's te kunnen vinden met de juiste expertise. Hiervoor hebben we zelf een zogenaamde expertdatabase te ontwikkelen. In deze database legt iedere medewerker zijn expertise vast Daarmee kunnen medewerkers dus snel zien wie over welke expertise beschikt. Daarnaast werken we met de TeamSpirit Groepsagenda, ook een framework van e-office, in combinatie met Calendering & Scheduling in Lotus Notes. Via TeamSpirit Groepskalender hebben wij in één oogopslag een compleet overzicht van de elektronische agenda's van alle mensen in onze organisatie en kunnen we snel zien welke afspraken een collega in zijn of haar agenda heeft staan en wanneer deze collega nog tijd vrij heeft voor afspraken."
portal in Lotus Notes
"Op dit moment hebben we dus al vrij veel toepassingen die ons helpen om zo goed mogelijk gebruik te maken van de kennis en expertise in onze organisatie. Er is veel informatie beschikbaar, maar we merken dat het voor medewerkers moeilijk is om het overzicht te bewaren. Daarom zijn we nu met e-office in gesprek over een portaloplossing in Lotus Notes 6. Hiermee kunnen we ervoor zorgen dat medewerkers minder hoeven te zoeken naar de juiste kennis en informatie, maar dat ze, afhankelijk van hun specialisme en kennisbehoefte, de benodigde informatie op een overzichtelijke manier krijgen aangeboden. Op deze manier hopen we onze medewerkers nog beter te ondersteunen in hun werk en de kennis en informatie die in onze organisatie aanwezig is, maximaal te benutten."