Grontmij
referentieprojecten onder handbereik
Grontmij is een advies- en ingenieursbureau en actief op het gebied van bodem, water, ruimte, reststoffen, sport, recreatie, natuur, bouw, vastgoed, verkeer, infrastructuur en telecommunicatie. Grontmij is sinds 1993 klant van e-office. In afgelopen jaren heeft e-office samen met Grontmij Informatiemanagement Lotus Notes uitgerold, diverse toepassingen ontwikkeld en geïmplementeerd. Onlangs heeft Grontmij een nieuwe toepassing in gebruik genomen: PRO. In deze Notes-applicatie worden Grontmij referentiePROjecten op een unieke manier vastgelegd en onderling gedeeld tussen alle medewerkers.
Heleen Röling, communicatie-adviseur bij Grontmij: "Grontmij heeft een groot aantal vestigingen die in totaal meer dan 12.000 projecten per jaar uitvoeren. Variërend van het aanleggen van rioleringen tot grote wegenbouwprojecten. We zijn trots op ons werk en willen uiteraard graag dat onze ervaringen niet verloren gaan. Daarnaast willen wij onze klanten referenties kunnen geven van (vergelijkbare) succesvolle projecten die wij hebben uitgevoerd. Het is daarom belangrijk dat informatie over onze projecten goed wordt vastgelegd en centraal wordt beheerd. Zodat iedereen gebruik kan maken van deze projectinformatie."
eerste aanzet
"Ongeveer drie jaar geleden is er een applicatie ontwikkeld waarmee wij referenties op een eenduidige manier konden vastleggen. Deze applicatie was een mooie eerste aanzet, maar was niet erg gebruikersvriendelijk. Hierdoor werd het systeem bijna niet gebruikt. Jammer, want het basisidee was goed. Bovendien gebruiken we nu organisatiebreed Lotus Notes/Domino. Daarom hebben we besloten om de bestaande 'referentie'-applicatie verder te ontwikkelen in Lotus Notes/Domino, samen met e-office."
inventarisatiefase PRO
"Voordat we startten met de ontwikkeling van de PRO-applicatie, hebben we gesproken met diverse Grontmij-medewerkers uit verschillende vestigingen," geeft Heleen Röling aan. "Zo konden we vaststellen welke informatie onze medewerkers graag wilden hebben voor intern gebruik, welke commerciële informatie zij nodig hebben voor extern gebruik et cetera. Vervolgens hebben we een projectteam samengesteld voor de realisatie en implementatie van de nieuwe toepassing. We hebben ervoor gezorgd dat verschillende disciplines in het team vertegenwoordigd waren. Onze Marketing Adviseur, Marius Kreuter, Marcel Jacobs vanuit de IT-kant en ik met een communicatie-invalshoek. Uiteindelijk hebben we de wensenlijst van de organisatie aangevuld met onze technische en functionele eisen. Op basis van deze lijst is e-office gestart met de ontwikkeling van PRO."
referenties invoeren & beoordelen
Marcel Jacobs, medewerker bij Grontmij Informatiemanagement: "PRO is uiterst gebruiksvriendelijk. Zowel aan de input-, als aan de output-kant. Om te beginnen is het invoeren van referentieprojecten heel eenvoudig. Dit gebeurt in Lotus Notes. Een selecte groep beheerders kan nieuwe referenties aanmaken in PRO. Deze beheerders zijn werkzaam op een vestiging, zijn bekend met de materie en hebben direct contact met bijvoorbeeld projectleiders. Aan de hand van een vastgesteld format vullen de beheerders een aantal velden in. Hierdoor kunnen zij zich volledig concentreren op de inhoud van de projectbeschrijving. Daarnaast wordt op de vestiging beoordeeld of de referentie geschikt is voor organisatiebreed gebruik. Een referentie wordt eerst in een ‘klad’-versie ingevoerd. Na goedkeuring krijgt de referentie de status 'definitief" en wordt deze worden gepubliceerd, zodat iedere Grontmij-medewerker de referentie kan gebruiken."
referenties raadplegen & printen
"Een voordeel van PRO is dat referenties eenvoudig via ons intranet zijn te raadplegen en te printen. Helemaal fantastisch is dat de case meteen in het goede formaat, conform Grontmij-huisstijl, wordt gepresenteerd, met tekst en foto’s bij elkaar. Als een referentieproject wordt geprint op het juiste papier, kan deze bijvoorbeeld meteen worden meegenomen naar een klant. e-office heeft dit voor ons verzorgd en gerealiseerd. Als een gebruiker een referentieproject wil bekijken, wordt meteen Microsoft Word opgestart in de browser. Tegelijkertijd wordt alle informatie in het Notes-document automatisch geëxporteerd naar een sjabloon in Microsoft Word. Hier hoeft een medewerkers dus niets meer aan te doen. Behalve het juiste project selecteren en printen maar…"
trots
Heleen Röling sluit aan: "Begin dit jaar hebben we de PRO-applicatie geïntroduceerd in de organisatie. Vanwege omstandigheden hebben we ervoor gekozen de communicatie rondom deze applicatie low-profile houden. Wat we wel meteen hebben geregeld, is dat de vier referentieprojecten die als laatste zijn toegevoegd in PRO, automatisch worden getoond op de homepage van ons intranet. Dit heeft een aanstekelijke werking; medewerkers zijn er trots op om hun eigen projecten op het intranet te zien staan. Bovendien was dit een extra stimulans naar anderen om hun projecten ook in te laten voeren in PRO. Deze functionaliteit gecombineerd met de gebruiksvriendelijkheid van PRO en het feit dat referenties onmiddellijk kunnen worden gebruikt voor commerciële doeleinden, zorgt ervoor dat PRO intensief wordt gebruikt. Er staan inmiddels meer dan 380 referentieprojecten in het systeem."
Return On Investment
"Wij zijn natuurlijk heel blij met het feit dat de applicatie zo snel werd ‘geaccepteerd’ door medewerkers. Maar dat is niet het enige. De PRO-applicatie levert ons ook tijdsbesparing op. Voordat we dit systeem gebruikten, ging er soms enige tijd overheen voordat wij referenties konden versturen. Nu is een referentie binnen 10 minuten keurig geprint en klaar voor gebruik."
"Daarnaast kan deze applicatie vrij eenvoudig worden gebruikt voor andere toepassingen. Hiermee hebben we bij het ontwerp en de opzet van de toepassing rekening gehouden. De basisapplicatie is bijvoorbeeld ook geschikt voor het elektronisch vastleggen van CV’s van medewerkers. Met wat aanpassingen kan de PRO-applicatie voor verschillende doeleinden worden gebruikt."