Hay Group Nederland
Hay Group, een zelfstandig internationaal onderzoeks- en adviesbureau op het gebied van Human Resources Management en organisatieveranderingsprocessen, voert haar adviesdiensten uit op projectbasis. Tot voor kort kostte het projectleiders en business controllers van Hay Group Nederland behoorlijk wat tijd om goed inzicht te verkrijgen in de financiële status van een project. Met de nieuwe portal van Hay Group, gebaseerd op Lotus Notes, is dit probleem opgelost. En hebben medewerkers van Hay Group altijd inzicht in de managementinformatie die voor hun rol(len) van belang is. Met verhoogde efficiency en betrokkenheid als resultaat.
Bart Godthelp en Jeroen Graafland, beide Business Controller bij Hay Group en vanuit deze rol initiator en ontwerper van de nieuwe managementinformatieportal, en Gie Kauwenberghs, Director International Consulting Solutions en een van de gebruikers van de portal, vertellen over de totstandkoming van de managementinformatieportal.
projecten
Bart Godthelp: "Wij zijn een kennisgerichte organisatie. Voor elk nieuw adviesproject stellen we een projectteam samen en benoemen we een projectleider, die vaak ook als consultant betrokken is bij het project. Consultants willen natuurlijk zoveel mogelijk van hun tijd met de inhoud, met de klant bezig zijn. Dit betekent dat er minder energie beschikbaar is voor het verzamelen van managementinformatie over het verloop van het project. Waardoor niet altijd tijdig wordt bijgestuurd wanneer zaken niet volgens planning verlopen.
tijd
"Binnen onze organisatie is veel informatie beschikbaar, opgeslagen in verschillende systemen. Wij gebruiken organisatiebreed Lotus Notes voor e-mail, samenwerking en projectadministratie. Daarnaast maken wij gebruik van Lotus Domino.doc voor documentmanagement, Grote Beer als financieel systeem, Selligent voor relatiebeheer en Crystal Reports voor het genereren van rapportages. Managementinformatie rondom projecten is dus voorhanden; het kostte onze projectleiders en business controllers alleen teveel tijd om de benodigde informatie te verzamelen en te analyseren."
presentatie
Jeroen Graafland: "Ruim een jaar geleden zijn we daarom een onderzoek gestart naar de manier waarop we management- informatie op overzichtelijke wijze kunnen presenteren aan medewerkers. In eerste instantie keken we, in lijn met onze 'best-of-breed'-strategie, naar verschillende rapportagesystemen, zoals Business Objects en Cognos. Deze systemen zijn met name goed in het overzichtelijk presenteren van informatie. Wij zochten echter naar een combinatie van overzichtelijke presentatie, en integratie van informatie uit onze bestaande systemen. Met een portal op basis van Lotus Notes kunnen we deze combinatie maken. Bovendien komt de portal als een soort schil over onze bestaande systemen heen te liggen, zonder dat we de onderliggende systemen hoeven aan te passen. Met als extra voordeel dat onze medewerkers al gewend zijn met Lotus Notes te werken en we geen hoge investering hoeven te doen in de aanschaf van nieuwe licenties, trainingen en beheer."
voorbereiding
Bart Godthelp: "Voordat we Lotus Notes- en portalspecialist e-office hebben gevraagd de portal te ontwikkelen, hebben we veel tijd besteed aan de voorbereiding: het vaststellen welke managementinformatie de portal zou moeten bevatten. We hebben gesprekken gevoerd met medewerkers met verschillende rollen; mensen uit het managementteam, projectleiders, consultants et cetera. Om hen een goed beeld te geven van de manier waarop de portal er ongeveer uit zou gaan zien, hebben we hen schermafbeeldingen van de toekomstige portal voorgelegd. De informatie uit deze gesprekken hebben we gebruikt als input voor de ontwikkeling van de portal."
spontaan
"Vorige maand was de portal gebruiksklaar. Iets later dan gepland, maar de basis is dan ook goed. Momenteel zijn we bezig met de uitrol van de portal in de organisatie. Hierbij laten we medewerkers zelf aangeven dat ze met de portal willen werken. We hebben intern gecommuniceerd dat de portal beschikbaar is, dat medewerkers zich kunnen inschrijven voor een lunchpresentatie van een uur en dat ze vervolgens met de portal mogen gaan werken. In het begin was het animo voor de presentaties nog niet zo hoog. Nu steeds meer mensen met de portal werken en collega's zien hoeveel tijdwinst en inzicht dit oplevert, zie je dat steeds meer mensen zich spontaan aanmelden voor de lunchpresentaties. In vier weken tijd hebben we al 100 medewerkers leren werken met de portal."
gezond verstand
Gie Kauwenberghs: "De ontwikkeling van de portal heeft ons, vanaf de eerste ideefase tot de invoering van de portal, ongeveer een jaar gekost. Als je dit vergelijkt met de tijd die een ERP- of SAP-implementatie vraagt, is dat weinig. Bovendien ondersteunt de portal onze bedrijfsprocessen, en is het niet zo dat we onze bedrijfsprocessen hoeven af te stemmen op de mogelijkheden van het systeem. Daarnaast is een SAP- of ERP-systeem gebaseerd op een hiërarchisch controlemechanisme. Een kleine groep mag een grote hoeveelheid informatie zien. Onze Notes-portal is gebaseerd op gezond verstand en bewuste keuzes. Wij hebben gekozen voor openheid en transparantie; we geven en vragen vertrouwen. Dit betekent dat voor iedereen in de organisatie geldt: managementinformatie 'at your fingertips'. Dit zorgt voor commitment naar het geheel van de doelstellingen van de organisatie."