Lotus Workflow
Werkt uw organisatie met Lotus Notes Domino? En gebruikt u Lotus Notes Domino niet alleen voor e-mail, maar ook als platform voor uw bedrijfstoepassingen? Dan is het interessant voor u om ook eens te kijken naar Lotus Workflow. Lotus Notes Domino ondersteunt u in uw werk, doordat medewerkers kennis en informatie kunnen delen en zij zo altijd beschikken over de juiste informatie; Lotus Workflow ondersteunt uw werkprocessen, zodat medewerkers op het juiste moment in een proces automatisch worden voorzien van informatie die om hun actie vraagt.
werkprocessen optimaliseren
Door werkprocessen te automatiseren, minimaliseert u de tijd die nodig is voor de 'overdracht' van informatie en hiermee de totale doorlooptijd van het proces. Bovendien heeft u voor elk geautomatiseerd proces inzicht in de medewerkers die erbij betrokken zijn, hun rol in het proces (welke actie van wie wordt verwacht), de afhankelijkheden hierin en de status van het proces; van wie op dat moment actie wordt gevraagd. Zodat u de voortgang van een proces goed kunt monitoren en bijsturen, wanneer nodig.
workflows ontwerpen & implementeren
Met Lotus Workflow kunt u uw werkprocessen automatiseren. Van relatief eenvoudige processen, zoals de goedkeuringsslag rondom documenten bestemd voor uw intranetomgeving, of uw factureringsproces, tot zeer complexe processen, zoals bijvoorbeeld het totale proces rondom het indienen van een reisverzoek tot en met het boeken van de betreffende reis.
functionaliteiten
Lotus Workflow is de 'workflow engine' van IBM, waarmee workflows kunnen worden ontworpen en geïmplementeerd binnen uw Lotus Notes Domino-omgeving*). Lotus Workflow biedt vele standaardfunctionaliteiten voor het ontwerpen & implementeren van workflows en de benodigde schaalbaarheid: de mogelijkheid om workflows steeds verder door te laten groeien, parallel met de wensen en groei van uw organisatie. Bovendien beschikt Lotus Workflow over krachtige visuele tools, de Workflow Architect en de Workflow Viewer, die u helpen bij het modelleren en inzichtelijk maken van uw workflows.
Lotus Workflow bevat vier databases:
- applicatie-database: in deze database, die de workflow engine bevat, worden de formulieren en overzichten ontwikkeld voor de workflow, die aan gebruikers worden gepresenteerd via een Lotus Notes-client of een browser
- process definition-database: hierin wordt het proces gemodelleerd, en wordt aangegeven welke acties wanneer moeten worden geïnitieerd en door wie
- organisational directory: hierin worden organisatorische eenheden (hiërarchisch) gemodelleerd voor de workflow participaties, of kan een koppeling worden gemaakt met uw Domino Name & Adress Book of LDAP-directory
- design repository: hierin worden componenten voor de Workflow Architect bewaard, zodat deze kunnen worden hergebruikt in meerdere workflows.
ervaring e-office
e-office werkt al jaren met Lotus Workflow voor het ontwerpen en implementeren van workflows, voor diverse klanten, waaronder Heineken, LeasePlan Corporation en LTO Nederland. Wij beschikken dan ook over veel ervaring met het modelleren van workflows in de praktijk. Hetzelfde geldt voor de implementatie van workflows in uw Lotus Notes Domino-omgeving; we ontwikkelen al sinds 1991 samenwerkingstoepassingen met Lotus Notes Domino. Wij kunnen u dus als geen ander helpen om uw werkprocessen te automatiseren met Lotus Workflow.
*) Lotus Workflow versus Lotus Notes Domino en Domino Document Manager
U kunt ook eenvoudige workflows (laten) ontwikkelen binnen Lotus Notes Domino; dit vraagt echter het nodige programmeerwerk. Bovendien wijst de praktijk uit dat workflows in de loop der tijd vaak aangepast en steeds verder uitgebreid moeten worden, iets wat bij een in Lotus Domino geprogrammeerde workflow lastig te realiseren is. Dit geldt ook voor de standaard workflows die Lotus Domino Document Manager (voorheen Domino.doc) biedt.