Nederlandse Universiteiten
een nieuwe kijk op functiebeschrijving en -waardering
De Vereniging van Universiteiten (VSNU) vertegenwoordigt de veertien universiteiten die Nederland rijk is. De VSNU faciliteert de universiteiten op diverse fronten, met als doel om de maatschappelijke positie van wetenschappelijk onderwijs en onderzoek in Nederland te versterken. De VSNU is gevestigd in Utrecht en heeft circa 50 medewerkers.
In Nederland volgen rond de 170.000 studenten wetenschappelijk onderwijs. De universitaire branche telt circa 55.000 medewerkers. Tot voor kort kenden de Nederlandse universiteiten maar liefst 20.000 functiebeschrijvingen. Nu zijn dit er nog maar 110. Dit is het resultaat van een functiebeschrijvings- en waarderingsproject dat adviesbureau Hay Group, gespecialiseerd in dit soort projecten, in opdracht van de VSNU uitvoerde. e-office werd door Hay Group ingeschakeld om het systeem te ontwikkelen dat de veertien universiteiten zal helpen de nieuwe functiebeschrijvingen en bijbehorende waarderingen in praktijk goed toe te passen.
Annet van de Laak, consultant bij de Hay Group en projectleider: "In 2001 zijn wij door de VSNU gevraagd om de Nederlandse universiteiten te begeleiden bij het stroomlijnen van hun functiebeschrijvingen en -waarderingen. Binnen de universitaire branche werden zoveel verschillende functiebeschrijvingen gehanteerd, dat het voor medewerkers soms onduidelijk was waarom, op grond van welke functiebeschrijving, zij een bepaalde beloning kregen toegekend. Daarom moest het aantal functiebeschrijvingen drastisch worden teruggebracht. En moest opnieuw worden vastgesteld welke functies welke waarderingen verdienen."
werkwijze
"Vanuit Hay Group zijn we gestart met een bedrijfs- en omgevingsanalyse. Om een beter beeld te krijgen van de werkwijze van universiteiten werken, de processen die er spelen, de markt waarin zij zich bevinden, de manier waarop zij inspelen op ontwikkelingen in de markt et cetera. Na deze analyse hebben we een planning gemaakt voor het herzien van de functiebeschrijvingen en -waarderingen. We zijn gestart met de onderwijs- en onderzoeksfuncties. Hierbij gaat het onder andere om docenten, universitair docenten, universitair hoofddocenten en hoogleraren. Al het wetenschappelijke personeel behoort namelijk tot deze functiecategorie. Voor elke categorie functies of 'functiefamilie', zoals wij dit noemen, hebben we een panel samengesteld, met functiehouders en leidinggevenden van de diverse universiteiten. Daarna hebben we hetzelfde gedaan voor de ondersteunende functies."
proefimplementatie
"Na aanpassing van de functiebeschrijvingen, vond er een proefimplementatie plaats. Universiteiten toetsten de nieuwe beschrijvingen door na te gaan of zij hun medewerkers konden onderbrengen bij een van de gemaakte beschrijvingen. Zo hebben we alle beschrijvingen gezamenlijk doorlopen en waar nodig aanpassingen gedaan. Begin van dit jaar hadden we dit traject afgerond."
prototype
"De VSNU had aangegeven nieuwe communicatiemedia in te willen zetten voor het beschikbaar stellen van deze informatie aan de universiteiten. Wij hebben de wensen en eisen in kaart gebracht waaraan het nieuwe systeem moest voldoen. Op basis hiervan hebben we een prototype ontwikkeld. Dit hebben we met alle universiteiten bekeken om zo de aanvullende wensen en eisen snel helder te krijgen. Vervolgens hebben we deze informatie voorgelegd aan e-office."
systeem
"In slechts twee maanden tijd heeft e-office voor ons een systeem ontwikkeld waarmee universitaire medewerkers snel en eenvoudig een bepaalde functie, de indelingscriteria voor deze functie en het bijbehorende functieniveau kunnen opzoeken. Dit functiewaarderingssysteem, gebaseerd op de functiebeschrijvingen en -waarderingen die de universiteiten en de VSNU in samenwerking met Hay Group hebben opgesteld, kan leidinggevenden helpen bij het toekennen van de juiste salarisschaal voor een bepaalde functie. Andersom is het voor medewerkers een middel om te toetsen of hun functiewaardering past bij hun functiebeschrijving."
toegang
"De toepassing is ontwikkeld met Lotus Notes Domino en te gebruiken via internet. Alle universitaire medewerkers krijgen toegang tot het systeem, dat dit najaar in gebruik wordt genomen. We hebben er bewust voor gekozen geen papieren variant meer beschikbaar te stellen van de functie-informatie in het systeem. Wanneer je werkt met papieren versies, loop je het risico dat mensen gebruik maken van verouderde omschrijvingen. Via het systeem beschikken medewerkers altijd over de meest actuele en correcte informatie. Wel zorgen we ervoor dat medewerkers de informatie uit het systeem snel en netjes opgemaakt kunnen uitprinten."
samenwerking
"Vanuit Hay Group hebben we uitstekend samengewerkt met e-office. e-office heeft het project tegen vooraf afgesproken kosten uitgevoerd, wat voor ons en voor de VSNU erg prettig was. Het ontwikkeltrajcet is geheel volgens wens en planning verlopen. Aan het einde van de ontwikkelfase, bij het invoeren van alle functieprofielen, kwamen we toch nog een aantal nieuwe, onverwachte zaken tegen. De projectleider van e-office kon toen direct de juiste collega’s inschakelen om de laatste aanpassingen te doen. Dit was voor ons een uiterst verfrissende werkwijze. Als bij de implementatie van het systeem bij de diverse universiteiten nog nieuwe wensen ontstaan, worden aanpassingen in het systeem doorgevoerd door het support & beheerteam van e-office, e-vailable. Hiervoor heeft de VSNU een apart Application Development (AD)-Servicecontract afgesloten."
startpositie
Hugo Levie, Hoofd Werkgeversoverleg en CAO-zaken bij de VSNU: "Ik werk vanaf februari dit jaar bij de VSNU. Het project was toen al in de afrondingsfase; bij de voorgaande fasen ben ik dan ook niet betrokken geweest. Hoe het resultaat van dit project zal zijn, kunnen we pas over een jaar of twee zeggen, als alle universiteiten met het nieuwe systeem werken. Wel kan ik nu al aangeven dat ik erg tevreden ben met de gecreëerde startpositie. Universiteiten kunnen nu veel flexibeler en meer resultaatgericht omgaan met mensen, hun ambities en de match met de organisatie. Dit project heeft ervoor gezorgd dat wij op een nieuwe manier kijken naar functies en waardering. Wij hopen bovendien dat wij hiermee een voorbeeld zijn voor andere organisaties. Daarnaast is dit een uniek project geweest omdat dit het eerste grote instrument is voor modern personeelsbeleid dat wij met alle veertien universiteiten samen hebben ontwikkeld en zullen gebruiken. Of er meer gezamenlijke projecten zullen volgen, is nog even de vraag. Voor vernieuwing is een groot anticiperend vermogen nodig. Bovendien is dit afhankelijk van de wens van de diverse universiteiten. Maar de basis is gelegd."