NMT
NMT migreert naar Lotus Notes 7 en gaat aan de slag met BlackBerry
NMT is de Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Tandheelkunde, de beroepsvereniging voor tandartsen. Van alle tandartsen in Nederland is ruim 80% lid van NMT. Dit vertegenwoordigt een ledenaantal rond de 8000. NMT heeft drie kerntaken: Ten eerste het bieden van directe ondersteuning in de beroepsuitoefening, zodat plezier en gemak in het werk wordt vergroot (dienstverlening). Daarnaast richten zij zich op het werken aan een goede kwaliteit van de tandheelkundige zorg (kwaliteitsbeleid) en ten slotte behartigt NMT de belangen waarmee de toegankelijkheid van de tandheelkundige zorg zeker wordt gesteld (belangenbehartiging). In de rol van onafhankelijk adviseur kwam e-office bij NMT in beeld. Over de migratie van Lotus Notes versie 5 naar versie 7 en de introductie van BlackBerry bij het hoofdbestuur spraken wij met Erik van Dinten, Hoofd Faciliteiten en Beheer van NMT.
Erik van Dinten: “We werkten al met een ander bedrijf samen voor de ontwikkeling van de Domino producten. De coördinatie deden we eerst zelf. Door het vertrek van onze IT manager hadden we behoefte aan een onafhankelijk bureau/adviseur op Domino gebied. Zo kwamen we in contact met e-office. Arjan Uijl nam de rol van adviseur op zich.”
Lotus Notes
“Om aan onze veranderende eisen te voldoen wilden we migreren Lotus Notes 5 naar 7. Door het wegvallen van de IT-manager bleek de assistentie door Arjan Uijl in dit verhaal heel waardevol. Naast de migratie, verzorgde e-office ook een training. In deze training werd vooral aandacht besteed aan het werken met de nieuwe Notes client (mail, agenda)
Met de migratie naar Notes 7 heeft NMT nu ook een groepsagenda voor het hoofd-bestuur, bestaande uit 5 leden (dit naast de persoonlijke agenda). Alle bestuursleden werken 2 dagen per week voor NMT en hebben de overige dagen van de week een eigen praktijk. Het proces van het omzetten van de afspraken is nog niet helemaal afgerond. De afspraken die in de groepsagenda staan moeten nog worden overgezet naar de privé-agenda’s.”
BlackBerry
“Naast de migratie naar Notes 7, verzorgde e-office ook de uitrol van een aantal BlackBerry’s bij het hoofdbestuur. Door een aantal smartphones te vergelijken kwam de BlackBerry als meest geschikt naar voren. De bestuursleden kunnen nu zelf hun afspraken inplannen in hun agenda en dit afstemmen op hun privé-agenda. De bestuursleden kregen van e-office een training hoe om te gaan met de BlackBerry. Doordat de vakanties net na de training begonnen zie je nu dat de routine in het gebruik nog ontbreekt. Er worden nog dubbele afspraken gepland, of per ongeluk afspraken gedelete. Ook het secretariaat wordt nog regelmatig gebeld om afspraken in te plannen. Maar zodra er handigheid in het gebruik ontstaat, zal daar verbetering in ontstaan.”
samenwerking
Erik van Dinten: “De samenwerking met e-office verloopt goed. NMT heeft veel tijd genomen om zich voor te bereiden op de migratie. Er is een geschikte datum en tijd vastgesteld. De uiteindelijke migratie verliep heel vlot. We hadden een team mensen paraat op de eerste dag na de migratie. Hierbij was ook een drietal e-officers betrokken. Zo konden we heel snel een aantal kleine problemen met de log-on oplossen.”
toekomst
“NMT heeft nog volop nieuwe plannen.” Aldus Erik van Dinten. “Zodra er een nieuwe IT-manager is aangesteld willen we ons gaan concentreren op een aantal zaken. Een nieuwe website, digitale archivering om het terugzoeken van informatie over bepaalde onderwerpen voor de leden te vereenvoudigen. Verder doen we nu alles, inclusief de tekstverwerking in Domino. Op dit moment doen we middels Domino de website, het relatiebeheer, het vastleggen van telefoongesprekken en de correspondentie. We willen nu gaan bekijken hoe we dit kunnen omzetten naar een Open Office. Volgend jaar willen we ook gaan bekijken hoe snel we over kunnen naar Notes 8.”