PRO SPORT
PRO SPORT schiet raak met Ticket Information Service op basis van Lotus Notes
samenvatting
Het UEFA EK onder 21 was het grootste sportevenement in 2007 in Nederland. Het toernooi vond plaats van 10 - 23 juni 2007 en Jong Oranje behaalde hier voor de tweede maal de Europese titel. Naast ticketverkoop, vormde corporate hospitality een belangrijke bron van inkomsten voor het voetbaltoernooi. Sportmarketingbureau PRO SPORT uit Hilversum mocht dit verzorgen. e-office ontwikkelde Ticket Information Service (TIS), een toepassing op basis van Lotus Notes voor het elektronisch bestellen van sponsorpakketten en toegangskaarten.
Arjen de Ruyter, project coördinator hospitality EURO2007: “Vanuit mijn vorige werkgever deed ik al ervaring op met e-office en TIS. Deze toepassing is destijds ontwikkeld om het bestellen van kaarten voor de UEFA Champions League finale en de hele administratieve afhandeling efficiënter te laten verlopen. Met een gering aantal aanpassingen konden we deze toepassing ook geschikt maken voor EURO2007. Hierdoor beschikten we binnen slechts enkele weken over een goed werkend ticketingsysteem.”
efficiëntie
Arjen de Ruyter: “Voor mij was vanaf het begin duidelijk dat er een ticketingsysteem moest komen voor het verwerken van alle bestellingen. Een dergelijk systeem neemt ons heel veel werk uit handen. Overal ter wereld kan het systeem 24 uur per dag worden benaderd. Aan onze zijde kan er geen onduidelijkheid ontstaan, door een moeilijke leesbaarheid, zoals dat met een fax nog wel eens gebeurt. De besteller voert zelf in wat hij of zij wil bestellen: het aantal kaarten, buffet of diner, enzovoorts. De bedrijfsnaam wordt goed gespeld en we hebben duidelijkheid hoeveel kaarten er nog verkocht kunnen worden. Ik had zelf goede ervaringen met de toepassing van
e-office maar we vroegen ook een andere partij om een voorstel te doen. Wij kozen voor e-office vanwege de snelheid waarmee zij de TIS voor ons konden aanpassen en de relatief lage kosten.”
snel aan de slag
“Omdat er weinig tijd was moest er snel gehandeld worden. e-office ging aan de slag met het aanpassen van de TIS en wij maakten zelf zo snel mogelijk de hospitality-afspraken met de afzonderlijke stadions. Daarna moesten de uitnodigingen heel snel de deur uit. De landenteams mochten als eerste hun relaties uitnodigen. Daarna hadden de sponsoren bij het bestellen van de kaarten de eerste keuze. Verder stuurde PRO SPORT een mailing naar een groot aantal bedrijven. Hierin worden zakelijke arrangementen aangeboden.”
“Deze zakelijke arrangementen omvatten drie pakketten. Een Business seat-arrangement waarbij bedrijven kunnen kiezen voor een specifieke wedstrijd in een specifiek stadion. Ook is het mogelijk een stedenpakket te kiezen. Wanneer een organisatie hiervoor kiest, kunnen hun klanten of medewerkers alle vier de wedstrijden in één speelstad bezoeken. Daarnaast kunnen zij een skybox-arrangement boeken waarbij in één speelstad voor alle vier de wedstrijden een eigen skybox wordt gehuurd voor een vast aantal personen. Bij alle pakketten wordt naast het kaartje en de catering een compleet pakket aan extra’s geboden.”
voordelen
“In de afgelopen periode zien we dat steeds meer bestellingen via de TIS-site binnenkomen. Daarnaast wordt er ook nog gebruik gemaakt van de mogelijkheid om via fax bestellingen door te geven. Maar ook dan biedt TIS veel voordelen. We voeren de bestelling van het faxformulier zelf in TIS in en zorgen ervoor dat het achterliggende traject zoals het verzenden van de factuur, het op betaald zetten van de factuur en uiteindelijk het versturen van de arrangementskaarten alsnog via het systeem verlopen.”
toepassing voor andere evenementen
TIS heeft nu al voor de tweede maal zijn nut bewezen. De eerste maal was het een uitgebreid systeem waarmee gebruikers ook vliegtickets, hotels en dergelijke kunnen boeken. Nu laat TIS zien dat het ook heel nuttig is bij gebruik van slechts een deel van de functionaliteit. Arjen de Ruyter geeft aan dat een ticketingsysteem binnen de evenementenwereld nog niet algemeen geaccepteerd is. Hij verwacht echter wel dat het nog aan populariteit zal winnen omdat een dergelijk systeem zich, zeker bij terugkerende events, binnen twee jaar terugverdient. Door gebruik te maken van TIS kunnen medewerkers veel efficiënter werken waardoor zij meer tijd overhouden voor hun andere werkzaamheden,” aldus Arjen de Ruyter.
samenwerking
Over de samenwerking tussen PRO SPORT en e-office is Arjen de Ruyter duidelijk: “e-office handelde goed, ze schakelden snel en waren altijd goed bereikbaar. Omdat in dit project snelheid doorslaggevend was, bleken ze een uiterst betrouwbare partner voor ons.”