Staalbankiers
interne communicatie bij Staalbankiers
Staalbankiers maakt deel uit van Achmea en regelt reguliere bankzaken, adviseert over beleggingen, verzorgt financieringen en verzekeringen en is gespecialiseerd in 'Private & Business Banking'. Staalbankiers beschikt over een intranet gebaseerd op Lotus Domino en daarnaast heeft e-office voor Staalbankiers nog vier belangrijke toepassingen ontwikkeld in Lotus Notes: een productenhandboek, een kantorendesk-toepassing, een brievenboek en een groepskalender. Al deze ontwikkelingen passen binnen de visie van Staalbankiers op samenwerken en het opdoen en delen van kennis.
Monica Goossens is werkzaam op de afdeling Marketing & Communicatie en houdt zich bezig met de interne communicatie van Staalbankiers. Zij vertelt: "Van oudsher richt Staalbankiers zich op een doelgroep die bestaat uit 'vermogende particulieren'; mensen met een vrij belegbaar vermogen van 1 miljoen euro. Hierbij gaat het veelal om Directeur Groot Aandeelhouders, bij wie de prive- en zakelijke financieën sterk met elkaar verweven zijn. Wij bieden hen een compleet pakket van financiële dienstverlening; Personal, Private & Business Banking."
nieuwe doelgroep
"In de afgelopen jaren is er een belangrijke nieuwe doelgroep ontstaan; de particulieren met een vrij besteedbaar vermogen of een jaarlijks inkomen per gezin van fl 250.000,- of meer. Een interessante nieuwe doelgroep, die wij vanuit Staalbankiers ook willen bedienen. Drie jaar geleden zijn we daarom een project gestart om onze diensten voor deze doelgroep verder te ontwikkelen."
complete financiële dienstverlening
"Het oorspronkelijke idee was onze oude en onze nieuwe doelgroep apart te benaderen. Via onze kantoren in Den Haag, Apeldoorn en Eindhoven bieden wij onze 'klassieke diensten' aan, aan vermogende particulieren. Daarnaast zetten we een nieuw kantorennet op, van waaruit wij onze nieuwe doelgroep bedienen. Dit onderscheid zou echter verwarrend kunnen zijn voor onze klanten. Daarom hebben we nu besloten vanuit elk kantoor ons complete dienstenpakket aan te bieden."
unique sellingpoints
"Met onze diensten onderscheiden wij ons van concurrenten door een aantal unique selling points. Zo zijn onze kantoren ook 's avonds geopend en bieden wij in het weekend telefonische dienstverlening, zodat cliënten ook op beurzen elders in de wereld kunnen handelen. Daarnaast bieden wij 'Webbankieren' en 'Webbeleggen' aan. Deze diensten zijn met name ontwikkeld met het oog op de eisen van en verwachtingen van nieuwe doelgroepen met betrekking tot de aangeboden service-niveaus en internetbankieren."
communicatie & samenwerking
"Vanuit de afdeling Marketing & Communicatie denk ik mee over de manier waarop wij binnen Staalbankiers kunnen communiceren en samenwerken. Wij proberen deze interne informatievoorzieningen en processen zo goed mogelijk te faciliteren met de nieuwste informatie- en communicatietechnologieën, zodat onze commerciële medewerkers optimaal kunnen presteren en zich volledig kunnen richten op hun cliënten. Wij gebruikten al Lotus Notes voor e-mail, maar de laatste jaren zijn we dit groupware-pakket veel breder gaan inzetten. We hebben een intranet, gebaseerd op Lotus Domino, en het afgelopen jaar heeft e-office nog drie belangrijke toepassingen ontwikkeld in Lotus Notes."
productenhandboek
"De eerste Lotes Notes-toepassing die e-office voor ons heeft ontwikkeld, was het productenhandboek. Dit is een naslag-database die een overzicht bevat van al onze producten, inclusief beschrijvingen, doelgroepen, Unique Selling Points, tarieven et cetera. Deze toepassing dient ter ondersteuning van het salesproces."
kantorendesk
"Daarnaast heeft e-office voor ons de kantorendesk-toepassing gerealiseerd. Wij hebben een centraal banksysteem waarin al onze klantgegevens staan. Het is voor ons uiterst belangrijk ervoor te zorgen dat dit systeem zo min mogelijk vervuilt. Tot voor kort waren we eigenlijk continu bezig het systeem op te schonen. De kantorendesk-toepassing ondersteunt het proces om de mutaties in onze centrale banksystemen en administraties door te voeren. Dit proces is vertaald naar een geautomatiseerde workflow in Lotus Notes. Dit betekent dat een medewerker een Notes-formulier invult om een bepaalde mutatie door te geven. Afhankelijk van de soort mutatie, wordt dit formulier automatisch behandeld en verwerkt door de juiste afdelingen, in de juiste volgorde, inclusief kwaliteitscontroles. De kans op het doorvoeren van onjuiste mutaties is hierdoor geminimaliseerd."
brievenboek
"De derde Lotus Notes-toepassing die e-office voor ons heeft ontwikkeld, is het brievenboek. Dit brievenboek bevat de sjablonen voor alle standaardbrieven die vanuit Staalbankiers kunnen worden verstuurd. Daarnaast worden in dit brievenboek alle verstuurde brieven opgeslagen. Hiermee hebben we een eerste stap gezet op weg naar elektronisch archiveren en document management."
naslag en discussie
"Met deze nieuwe applicaties is ook een Naslag- en Disscussiebase opgeleverd door e-office. Hierin is de help-functie, de naslagmogelijkheid, van de drie Notes-toepassingen opgenomen. Inmiddels is gebleken dat er binnen de organisatie bredere belangstelling bestaat om ook de help-functie van andere Notes-toepassingen in deze database onder te brengen. Bovendien is met deze toepassing het fenomeen van 'online discussiëren' geïntroduceerd binnen onze bank. Doel van de introductie van deze nieuwe manier van werken is het hergebruiken van kennis binnen onze organisatie, zodat ook optimaal rendement kan worden gehaald uit de aanwezige kennis."
groepsagenda
"De volgende toepassing die e-office voor ons gaat realiseren, is een groepskalender. Hierdoor staan de agenda's van alle medewerkers straks in één overzicht en zijn deze voor iedereen inzichtelijk. Medewerkers kunnen direct van elkaar zien wanneer ze beschikbaar zijn. En zelf hun afspraken met elkaar inplannen. Dit maakt het proces van afspraken maken een stuk efficiënter."
ideeën
"Binnenkort gaan we ook ons intranet aanpassen en restylen. En zo hebben we nog veel meer ideeën voor toepassingen waarmee we onze interne processen kunnen ondersteunen en stroomlijnen. Deze ontwikkelingen passen binnen onze visie op samenwerken, op het delen en opdoen van kennis. Deze ontwikkelingen vloeien bovendien logisch voort uit de ontwikkelingen in de markt. Door de komst van internet zijn mensen gewend aan maatwerk en hoge service-niveaus; dat er snel en goed wordt voldaan aan hun vraag. Van deze ontwikkeling moeten wij als organisatie profiteren door de goede aspecten hiervan over te nemen. e-office helpt ons hierbij. e-office is een professionele club waarmee we plezierig samenwerken. De manier waarop e-office haar interne communicatie optimaliseert en dit gebruikt als voorbeeld voor haar klanten, onder het motto 'goed voorbeeld doet volgen', spreekt mij aan. Door te laten zien hoe het zou kunnen, wordt onze organisatie overtuigd."