Steunpunt Onderwijs
Steunpunt Onderwijs volgt probleemleerlingen met Lotus Domino-zorgsysteem
Steunpunt Onderwijs ondersteunt zorgadviesdiensten in de regio Nieuwe Waterweg Noord bij het voorkomen van uitval van kinderen in het voortgezet onderwijs. Op aanwijzing van de zorgadviesdienst onderzoekt Steunpunt Onderwijs een leerling en brengt een advies uit hoe het kind het best kan worden geholpen. e-office ontwikkelde een volgsysteem, Z-punt op basis van Lotus Domino versie 7, waarin een leerling wordt opgenomen en waarmee verschillende hulpverlenende instanties inzicht krijgen in het dossier van de leerling. Over de totstandkoming van Z-punt en de samenwerking met
e-office hebben wij een gesprek met Karin van der Velden, directrice; Timo Nuijten, projectleider Z-punt en Iris Bakker softwarebeheerder en helpdeskmedewerkster van Steunpunt Onderwijs.
Karin van der Velden: “Vanuit het basisonderwijs blijkt vaak al dat een kind extra zorg nodig heeft. De Zorgadviesdienst die bestaat uit instanties zoals de GGD, Bureau Jeugdzorg en de leerplichtambtenaar kunnen een verzoek indienen om een leerling te laten onderzoeken. Zij melden het kind vervolgens aan bij Steunpunt Onderwijs. Wij kijken onder meer naar de persoonlijkheid van het kind en brengen een adviesrapport uit aan de ouders en de school. Technologie is voor ons erg belangrijk. Omdat de documentenstroom erg groot is, is het belangrijk dat er op verschillende niveaus inzicht is in het dossier van de leerling.
Z-punt
Timo Nuijten: “Toen ik 5 jaar geleden wegging bij e-office, constateerde ik bij Steunpunt Onderwijs direct dat er een enorme papierstroom was. Om deze te verminderen richtte ik een database in en zo konden we alle gegevens al beter classificeren en eenvoudiger naar contextrelevante informatie zoeken, bijvoorbeeld over een stoornis bij een bepaalde leerling. Mede gezien deze applicatie ontstond het idee om Z-punt te ontwikkelen. Het doel was dit te doen door Z-punt zo in te richten dat het proces van aanvraag tot voortgang via het web gedaan werd. Het beheer van het uiteindelijke dossier vindt plaats in Lotus Notes zodat van hieruit ook direct mailingen en correspondentie aangemaakt kunnen worden. Een database in Lotus Domino die ervoor zorgt dat barrières (documentstroom) worden weggenomen, en wij ons als Steunpunt Onderwijs, kunnen concentreren op de zorg voor het kind. Dit is het allerbelangrijkste. Ook zal het de algehele kwaliteit van de inhoud van het dossier vergroten en de samenwerking met zorgadviesdiensten verbeteren.”
Lotus Notes
Karin van der Velden: “Om te zorgen dat Z-punt zou aansluiten op het interne systeem besloten we in het najaar van 2005 eerst over te gaan op Lotes Notes als e-mailpakket. De implementatie en acceptatie daarvan deden we zelf. Geen gemakkelijke opgave. De helft van ons personeelsbestand bestaat uit mensen tussen de 50 en 63 jaar, dit zijn geen mensen die bekend zijn met de nieuwste softwarepakketten. Maar door niet bang te zijn en met een ‘gewoon-doen’ mentaliteit lukte dit toch vrij eenvoudig.”
samenwerking
“Het opzetten van Z-punt is in meerdere opzichten een uniek project. In het onderwijs is een dergelijke opzet nog compleet nieuw. Voor ons werkte het daarom heel prettig dat Timo zijn ervaring als voormalig medewerker van e-office kon combineren met zijn kennis over Steunpunt Onderwijs. De lijnen waren kort, e-office begrijpt ons echt en dacht goed mee met het bedenken van oplossingen. Dat is toch bijzonder want we zijn twee heel verschillende bedrijven met ieder een eigen taal.” Aldus Karin van der Velden.
nieuwe schooljaar
Z-punt, waarvoor e-office ook het beheer gaat uitvoeren, wordt vanaf de start van het nieuwe schooljaar 2007-2008 in gebruik genomen. Ervaringen zijn er nu dus nog niet, maar verdere ambities zijn er al. Managementinformatie uit het systeem halen, samenwerken in Z-punt met andere instellingen en de verschillende besprekingen met de zorgadviesdienst over een leerling in het systeem opslaan, zijn zaken die we verder met e-office willen gaan bespreken.. Vanuit het basisonderwijs is er ook al belangstelling getoond voor Z-punt en ook een organisatie die schoolverlaters tussen de 16 en 23 begeleidt heeft interesse in het systeem. Zo kan straks een leerling wellicht vanaf de basisschool tot aan het verlaten van de school de begeleiding krijgen die het nodig heeft.”