Stichting StadsPOORT
Portaal Stichting StadSPOORT vult gat in de gemeentelijke markt
StadSPOORT is een gemeentelijk digitaal kenniscentrum voor de openbare ruimte. Het systeem bevat gemeentelijke kennis en ervaring rond ontwikkeling, inrichting en beheer van de openbare ruimte, zogenaamde best practices. Deze kennis wordt beschikbaar gesteld aan de abonneegemeenten. Binnen het systeem stellen gemeenten documenten gratis ter beschikking. Het wordt zonder winstoogmerk beheerd. Over de ontwikkeling van StadSPOORT; een portaal op basis van IBM WebSphere Portal, spreken we met Piet van Mourik, directeur van StadSPOORT en Leen Mur, ICT manager ad interim van Getronics Pink Roccade.
Piet van Mourik; “Het initiatief voor de ontwikkeling van StadSPOORT stamt al uit 1995. Vanuit Stadswerk kwam toen het idee voor infotheken en netwerken, die op een digitale manier zouden moeten functioneren. De ontwikkelingen op digitaal gebied waren toen nog niet zo ver als nu en het idee kwam niet verder van de grond. In 2005 werd het initiatief nieuw leven ingeblazen en werd de Stichting StadSPOORT opgericht. “
“Via een openbare aanbesteding werd de keuze voor e-office gemaakt als partner om voor 1 juli 2008 een volwaardig systeem op te leveren.” aldus van Mourik.
Leen Mur vertelt: “Het portaal vult echt een gat in de gemeentelijke markt. Van de 443 gemeentes die Nederland op 1 januari 2007 telde, zijn er nu al zo’n 190 lid. Een account manager is continu bezig om dit aantal uit te breiden. Onze doelstelling is om zo’n 80% van alle gemeenten lid te maken.
|
WebSphere Portal
Het mooie van dit portaal is dat wanneer vanuit een zoekresultaat een document wordt geselecteerd gerelateerde informatie zoals bijlagen, gerelateerde documenten en weblinks worden weergegeven in portlets op het scherm.
upgrades
De eerste versie van het portaal werd dit voorjaar opgeleverd. Met de komst van Leen Mur bij StadSPOORT zijn er samen met e-office al een viertal nieuwe releases doorgevoerd om aan de toenemende eisen van gemeenten te kunnen voldoen.
Mur: “Als eerste werd het aantal documenten in het systeem opgevoerd van 2000 naar 7.500. Daarbij is een gelijkmatige spreiding van documenten over vakgebieden en projectfasen bereikt. Voor 1 juli 2008 is het streven dit naar 10.000 documenten uit te breiden. De tweede aanpassing heeft te maken met het invoeren van de documenten. Door meer te werken met filter functies heeft e-office het invoerproces aanzienlijk kunnen optimaliseren. “
Leen Mur vertelt verder: “Nu voert een extern bedrijf de content in, die gemeenten per e-mail aanleveren. Het streven is om de invoer van de documenten volgend jaar rechtstreeks door de gemeenten te laten doen. Steeds meer mensen lopen tegen de limiet van hun mailbox aan en door zelf documenten te kunnen uploaden lossen we dit probleem deels op. “
Een andere verbetering van het portaal betekent voor gemeenten een verduidelijking aan de raadpleegzijde. Door het zoekproces te vereenvoudigen levert het zoeken op trefwoord nu relevantere resultaten op. Ten slotte werd er op het moment dat het interview plaatsvond hard gewerkt om de vakspecialisten op bepaalde gebieden (zogenaamde gerelateerde personen) herkenbaar te maken op de site, zodat gemeenten met vakinhoudelijke vragen deze mensen gemakkelijk kunnen benaderen.
samenwerking
“Onze keuze voor e-office lag vooral op het vlak van het meedenken. Van te voren gaven zij aan dit graag te willen doen. Dat was ook goed te merken; tijdens het hele traject trokken zij behoorlijk veel van het werk naar zich toe en traden ook sturend op en dat was voor ons erg prettig.” aldus Leen Mur.
toekomst
Van Mourik gaat verder: “Een gebruikersraad bestaande uit 15 pilotgemeenten komt regelmatig bij elkaar om na te denken over de toekomst van het systeem en de inhoud van de documenten. Samen geven zij aan welke documenten er eventueel nog missen en hoe de organisatie beter vormgegeven kan worden. Zo blijven we werken om het portaal continu aan te passen aan de steeds veranderende eisen van de geabonneerde gemeenten.”
Lid worden van StadSPOORT levert een gemeente niet alleen een kwaliteitsverbetering op maar ook een gemiddelde besparing van € 10,- per inwoner. Daarnaast gaan gemeenten ook beter functioneren want door de kennis die ze van andere gemeenten opdoen worden ze betere opdrachtgevers richting aannemers en projectontwikkelaars.