Tauw
zet eerste stap richting X-net
Tauw is een internationaal opererend advies- en ingenieursbureau gespecialiseerd in de inrichting, verbetering en instandhouding van de fysieke omgeving, het milieu en de infrastructuur. Tauw heeft een meerjarenvisie ontwikkeld voor de rol van intra-, inter- en extranet voor Tauw: visie X-Net. Om deze X-net-visie over een jaar of vijf gerealiseerd te hebben, moest nu een eerste stap gezet worden. Tauw besloot te starten met de ontwikkeling van een betrekkelijk eenvoudig 'eerste generatie' intranet. Het intranet is nu klaar en in de organisatie geïntroduceerd.
"Het is nu een jaar geleden dat we met een aantal mensen bij elkaar zijn gaan zitten om een meerjarenvisie te ontwikkelen voor de rol van intra-, inter- en extranet voor Tauw", vertelt Koen Westrik, projectleider van het intranet-project. "Het resultaat is 'visie X-net'. Ons doel is om ervoor te zorgen dat we over een jaar of vijf de diverse elementen van deze visie hebben gerealiseerd. Dit houdt in dat (potentiële) medewerkers, (potentiële) klanten, partners en overige geïnteresseerden ongeacht tijd en plaats toegang hebben tot informatie van Tauw. Hiervoor ontwikkelen en implementeren we een uniforme interface met vele functionaliteiten, waaronder zoekmogelijkheden voor ongestructureerde data, een 'middle ware'-oplossing en een uitgebreid contentmanagementsysteem."
meerwaarde
"Om onze X-net-visie over een jaar of vijf gerealiseerd te hebben, moeten we nu een eerste stap zetten. We besloten te starten met de ontwikkeling van een betrekkelijk eenvoudig 'eerste generatie' intranet. Ook omdat de technische randvoorwaarden grootschalige vernieuwingen zouden inhouden. Om het programma van eisen voor het intranet helder te krijgen, was best lastig. Onmiddellijk dient zich de vraag aan wat belangrijk is, welke functionaliteiten in het intranet moeten worden opgenomen. En op welke manier het intranet echt een meerwaarde kan vormen voor het bedrijf."
"Allereerst hebben we samen met twee directieleden een klankbordgroep opgericht. Deze klankbordgroep, bestaande uit twintig collega's uit de gehele breedte van de organisatie, heeft in een tweedaagse sessie gebrainstormd over het X-net. Voorafgaand aan deze sessie hebben de deelnemers ieder afzonderlijk zich goed ingelezen in de materie. De start van de sessie bestond uit een twintigtal presentaties over de gewenste manier van werken en datgene wat belangrijk is voor de eigen business. Na afloop van deze sessie hadden we een hele lijst van wensen. Vervolgens hebben we, onder andere op basis van technische mogelijkheden en de realistische omvang van een dergelijk project, de wensen geprioriteerd. Er is expliciet voor gekozen om het project ook als een leerproces in te gaan, met name voor het ontwikkelen van een visie op contentmanagement."
samenspel
"Parallel daaraan waren we, vanuit het Intranet Kernteam, al op zoek gegaan naar een geschikte partner om het intranet voor ons te ontwikkelen. Een voorwaarde was dat er nauw samengewerkt moest worden met de afdelingen Informatisering en Marketing & Communicatie. We hebben een tender uitgeschreven en uit vijf kandidaten e-office gekozen. Met name vanwege haar aandacht voor het samenspel tussen mens, organisatie en technologie."
utopie
"Tijdens de ontwikkeling van het Tauw Intranet hebben we veel geleerd. Bijvoorbeeld hoe belangrijk het is om bij het uitvoeren van IT-projecten vraaggestuurd te werken, in plaats van aanbodgestuurd. Een ander leerpunt betreft het overdragen van technische kennis. Het was onze bedoeling om ervoor te zorgen dat tijdens het project alle kennis van de specialisten van e-office zou worden overgedragen aan onze IT-specialisten. Zodat wij aan het eind van het traject alle kennis rondom het intranet en het beheer ervan in huis zouden hebben. Dit is echter niet gelukt. We hadden wel heel geregeld afstemmingsmomenten waarop technische kennis werd overgedragen, maar dit was niet genoeg. Hiervoor moet je toch echt samen in een ruimte aan het ontwikkelen slaan. Maar misschien is het ook een utopie om te denken dat dit mogelijk is. Om risico's te vermijden, zal e-office ons in ieder geval begeleiden bij de introductie van het intranet en in eerste instantie ook het technisch beheer van het intranet op zich nemen."
realistisch
"Het intranet is nu klaar; volgende week maandag wordt het in de organisatie geïntroduceerd. Het resultaat is goed; het intranet is precies zo geworden als we hadden afgesproken. Ik denk dat dit komt doordat we een realistische ambitie hadden. En doordat de medewerkers van e-office en Tauw hun werk prima hebben gedaan."
introductie
"We zijn natuurlijk erg benieuwd hoe het intranet in onze organisatie wordt ontvangen. Al enige tijd geleden heeft e-office cursussen verzorgd voor onze veertig productmanagers. Zij hebben reeds informatie geleverd voor het productmanagement-gedeelte van het intranet. En deze week krijgen zestig secretaresses een introductiecursus van e-office. De secretaresses worden de 'super-users' en weten precies hoe het intranet werkt. Omdat secretariaten altijd bemenst zijn, kunnen de medewerkers van Tauw altijd bij hen terecht met hun eventuele vragen. Bovendien bevat ons intranet een uitgebreide helpdatabase, helemaal op maat gemaakt. En daarnaast staat het Intranet Kernteam natuurlijk ook klaar om waar nodig 'Eerste Hulp bij Gebruik' te bieden."