Van Lanschot Bankiers
Van Lanschot Bankiers migreert van Lotus Notes 5 naar Lotus Notes 7
Van Lanschot Bankiers werkt al meer dan negen jaar met Lotus Notes Domino. De bank gebruikt Lotus Notes voor e-mail en beschikt daarnaast over circa 100 verschillende Lotus Notes-applicaties. In 2006 besloot Van Lanschot te migreren van Lotus Notes Domino 5 en 6 naar versie 7. Over het werken met Lotus Notes, de migratie en de samenwerking met e-office hebben we een gesprek met projectmanager Domien Flapper en Ronie van den Hoogenhoff, Lotus Notes-ontwikkelaar bij Van Lanschot Bankiers.
Lotus Notes is voor Van Lanschot Bankiers een belangrijke werkomgeving. Voor een groot deel van de dagelijkse werkzaamheden gebruiken de ruim 2400 medewerkers van de bank Lotus Notes. Bijvoorbeeld voor e-mail. Daarnaast worden veel bedrijfsprocessen gestroomlijnd via Lotus Notes. Zo is er bijvoorbeeld een speciale werkstroomapplicatie waarmee medewerkers automatisch op de hoogte worden gesteld als van hen een bepaalde actie wordt verwacht. Een voorbeeld hiervan is de verlofaanvraag. Een medewerker geeft aan welke dagen hij of zij vrij wil nemen en vervolgens wordt het ingevulde formulier automatisch doorgestuurd naar de juiste personen, zodat de aanvraag beoordeeld en geaccordeerd kan worden. “De directe aanleiding voor de migratie van Lotus Notes versie 5 naar versie 7 is het feit dat IBM geen support meer geeft op Lotus Notes 5”, vertelt Domien Flapper. “We wilden eigenlijk al veel eerder over naar de nieuwe versie, maar door andere bedrijfskritische projecten konden we pas in de zomer van 2006 met de migratie aan de slag gaan. In eerste instantie wilden we over naar versie 6. Maar omdat de einddatum voor de support op deze versie ook al was aangekondigd, besloten we om over te gaan naar versie 7. Om ervoor te zorgen dat de overgang van Lotus Notes 5 naar 7 goed zou verlopen, hebben we e-office gevraagd om mee te denken over een plan van aanpak en om het migratietraject te begeleiden.”
migratie
Ronie van den Hoogenhoff: “Bij de voorbereidingen voor de migratie hebben we ook onze ervaringen van de migratie van 4 naar 5 meegenomen. We hebben destijds een logboek bijgehouden, waardoor we nu snel konden achterhalen met welke kritische toepassingen we te maken hadden. Voordat de daadwerkelijke migratie van start ging, hebben we intern een testomgeving ingericht. Hierin hebben we alle denkbare scenario’s doorgelopen. Van de 100 applicaties hebben we de 30 meest bedrijfskritische applicaties getest. Hierbij zijn 5 applicaties zeer uitgebreid getest door onszelf en de applicatie-eigenaren. De overige 25 applicaties zijn aan een iets minder zware test onderworpen. De testresultaten waren overwegend positief. In de meeste applicaties waren alleen de marges in formulieren wat opgeschoven. Iets wat met kleine aanpassingen snel kon worden verholpen. Nadat we alle toepassingen uitgebreid hadden getest zijn we van start gegaan met de daadwerkelijke migratie.”
upgraden via sms
Domien Flapper: “We zijn begonnen met de migratie van de clients wat in totaal ongeveer drie weken in beslag nam. Een groot deel van het migreren van de clients gebeurde op afstand. Via sms werd de nieuwe software naar de werkplek van de medewerker gestuurd. De volgende dag moesten medewerkers de computer een keer afsluiten en weer opstarten om er voor te zorgen dat de software volledig werd geïnstalleerd. Hiervoor hebben alle medewerkers een digitale handleiding ontvangen met hierin ook een aantal handige tips voor het gebruik van de nieuwe Lotus Notes-versie. Als medewerkers vervolgens toch nog vragen hadden over het gebruik van Lotus Notes, dan konden ze hiervoor terecht bij de key users; een groep medewerkers die door e-office is opgeleid om de eerste vragen over Lotus Notes 7 te beantwoorden. Hierdoor konden vragen snel worden beantwoord en werd onze helpdesk ontlast.”
verder met Lotus Notes
Ronie van de Hoogenhoff: “Toen de migratie van de clients was afgerond, hebben we ook de servers gemigreerd. Als laatste, voor de medewerkers uiterlijk de meest zichtbare verandering, werd de mailtemplate vervangen. Ook hierbij ontvingen alle medewerkers een digitale handleiding met daarnaast een geplastificeerde Quick Reference-kaart. En daarmee was het migratieproject afgerond. Inmiddels draait Lotus Notes 7 alweer circa drie maanden en zijn we tot nu toe nog nauwelijks problemen tegen gekomen. We hebben eigenlijk maar één echt probleem ontdekt, maar dat bleek uiteindelijk niets te maken te hebben met de migratie. Het ging namelijk om het nieuwsberichtengedeelte op de startpagina in Lotus Notes. Deze startpagina is aangepast aan de Van Lanschot-huisstijl en bevat onder andere een zogenaamde tickerbar; een balk onderin beeld waarin steeds de laatste nieuwsberichten voorbij komen. Door deze tickerbar liep bij sommige medewerkers de computer vast. Na wat speurwerk bleek dat de problemen niet door de nieuwe versie van Lotus Notes werden veroorzaakt maar door een timer die ervoor zorgt dat de tickerbar regelmatig de laatste nieuwe berichten ophaalt. Door een fout in deze automatische refresh werd ons netwerk te zwaar belast en liepen sommige computers vast. Nadat dit issue was verholpen, zijn er verder geen problemen meer geweest.”
Domien Flapper: “Ik ben zeer tevreden over het verloop van het migratieproject. e-office heeft ons goed geadviseerd en geholpen bij de begeleiding van het project en het opleiden van onze key-users. Medewerkers hebben nauwelijks last gehad van de overgang naar Lotus Notes 7 waardoor het nauwelijks ten koste is gegaan van de productiviteit.”