HeiWay
internationaal company intranet op basis van Lotus Notes Domino
Heineken International is al ruim acht jaar klant van e-office. In deze periode heeft e-office diverse groupware-, internet- en intranet-projecten uitgevoerd voor Heineken, waaronder de ontwikkeling van een internationaal company intranet: de HeiWay. Over dit intranet en de toekomstplannen van Heineken op ICT-vlak hebben wij een gesprek met Joost Roldaan. Hij is manager van de afdeling Information Management Corporate Office (IMCO) op het Corporate Office van Heineken International in Amsterdam.
Joost Roldaan: "Ik werk al ruim twaalf jaar bij Heineken. Lange tijd heb ik gewerkt bij Heineken Technical Services, op de afdeling projectservices. In augustus 2001 heb ik de overstap gemaakt naar Heineken IMCO. Als manager van deze afdeling ben ik verantwoordelijk voor Informatie en CommunicatieTechnologie (ICT)-projecten en het beheer van de bijbehorende applicaties en systemen binnen Heineken Corporate."
optimale samenwerking
"Binnen Heineken wordt ICT gezien als een belangrijk middel om efficiënter te werken en kostenverlaging te realiseren. Heineken is een multinational met 'Operating Companies', bierbrouwerijen, verspreid over de hele wereld. Wij besteden veel aandacht aan de samenwerking tussen deze bedrijven. Om optimale communicatie en samenwerking te realiseren binnen Heineken, is het delen van kennis en informatie heel belangrijk. Informatie moet ongeacht tijd en plaats beschikbaar en toegankelijk zijn. En informatie-uitwisseling moet op een betrouwbare en veilige manier kunnen plaatsvinden. ICT is een onmisbare schakel in dit proces."
projecten
"De afdeling Information Management Corporate Office ondersteunt Heineken Corporate onder andere bij het verstrekken van informatie van Heineken Corporate aan de andere Heineken-organisaties. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor het beheer van de corporate infrastructuur en doen wij ICT-projecten. Kleinere projecten doen wij over het algemeen zelf. Maar voor de meer complexe intranet- en internettoepassingen schakelen wij onder andere e-office in. Een project dat wij in nauwe samenwerking met e-office doen, is de ontwikkeling van de HeiWay."
HeiWay
De Heiway is in de afgelopen jaren door e-office ontwikkeld in Lotus Domino. Dit intranet bestaat uit een verzameling van de Lotus Domino-databases die wereldwijd door Heineken worden gebruikt. Daarnaast vinden medewerkers op de Heiway linkjes naar corporate nieuws, informatie over personeelsaangelegenheden en bijvoorbeeld een telefoonlijst. De Heiway is met een browser te benaderen.
enterprise portal
Joost Roldaan: "Wij willen er voor zorgen dat de Heiway onze ‘enterprise portal’ wordt, iets wat het nu nog niet echt is. Dit betekent dat de Heiway voor medewerkers van alle Heineken-vestigingen dé startpagina moet worden. Dus de ultieme weg naar alle informatie die voor jou relevant is. Bovendien willen we informatie in de Heiway verder personaliseren. Ervoor zorgen dat medewerkers echt alleen die links te zien krijgen naar voor hen relevante informatie. En dat medewerkers zich via de Heiway kunnen abonneren op nieuwsberichten. Nu wordt er nog veel informatie via e-mail verstuurd, zoals bijvoorbeeld onze 'daily clippings'. Als de Heiway een echt enterprise portal wordt, gaan we ervan uit dat mensen informatie komen 'halen', in plaats van dat er informatie, gevraagd of ongevraagd, naar mensen wordt 'gebracht'. Zodat je zelf kunt bepalen welke informatie je wel of niet wilt krijgen."
andere projecten
“Naast de ontwikkeling van de Heiway zijn wij bij Heineken IMCO nog met diverse andere projecten bezig. Wij kijken op dit moment bijvoorbeeld kritisch naar de interne processen rondom het opstarten van nieuwe ICT-projecten. Om ervoor te zorgen dat we efficiënter en effectiever kunnen werken. Zo zijn we bezig om de aanvragen voor nieuwe applicaties en de aanpassingen aan bestaande applicaties beter te structureren. Dit doen we onder andere door medewerkers te vragen om aanvragen naar een centraal punt, de helpdesk, te sturen. Hierdoor krijgen we beter inzicht in de aanvragen die binnenkomen. En zijn we beter in staat prioriteiten te stellen en om te kijken of we bepaalde aanvragen in een breder kader moeten plaatsen”
samenwerking met e-office
"Ik vind de samenwerking met e-office heel goed en prettig verlopen. e-office heeft een speciaal team samengesteld dat veel projecten voor ons uitvoert. Dit team is goed ingewerkt op onze applicaties en infrastructuur, kan pro-actief meedenken en ontwikkelt kwalitatief goede applicaties. Verder brainstorm ik regelmatig met medewerkers van e-office over onderwerpen als de ontwikkelingen in de ICT en de projecten die wij gezamenlijk doen of kunnen doen. Dit zijn hele open gesprekken waarbij heel diverse onderwerpen op tafel komen. Dat is bijzonder, want dit soort gesprekken voer ik zelden of nooit met andere externe partijen. Wat dat betreft is de samenwerking met e-office uniek."