reisaanvraagsysteem
realiseert kostenbesparing met reisaanvraagsysteem op basis van Lotus Workflow
Heineken is wereldwijd vertegenwoordigd in maar liefst 167 landen. Hierdoor wordt er door Heineken-medewerkers veel gereisd. Tot voor kort moesten medewerkers voor het boeken van een reis een reisaanvraag op papier invullen en indienen bij de afdeling Travel. Om het proces rond het boeken van reizen beter te stroomlijnen, heeft e-office een elektronisch reisaanvraag systeem ontwikkeld op basis van Lotus Workflow. Over het reisbeleid binnen Heineken en het nieuwe reisaanvraagsysteem ‘E-form’ hebben wij een gesprek met Annemarie Ammerlaan, Business Travel Manager bij Heineken.
Annemarie Ammerlaan: "Binnen Heineken worden jaarlijks meer dan 9000 tickets geboekt. Om ervoor te zorgen dat al deze aanvragen goed worden afgehandeld, vulden medewerkers een fysiek reisaanvraagformulier in met hun persoonsgegevens en reiswensen. Het aanvraagformulier werd vervolgens doorgestuurd naar onze afdeling Travel waar medewerkers van reisagent A TP een reisvoorstel uitwerkten. Voordat de daadwerkelijke reis geboekt kon worden, waren maximaal vijf parafen van leidinggevenden nodig om de reisaanvraag te accorderen. Het verzamelen van alle benodigde handtekeningen leverde behoorlijk wat stress op bij onze secretaresses. Zij waren vaak heel veel tijd kwijt met het zoeken naar de juiste contactenpersonen. Daarnaast gebeurde het nogal eens dat formulieren over het hoofd werden gezien of zoek raakten."
processen
"Ik was van mening dat dit proces efficienter kon verlopen. Op aanraden van de IT-afdeling van Heineken heb ik contact opgenomen met e-office. e-office beschikt over een team met veel kennis van en ervaring met het in kaart brengen van businessprocessen en het ontwikkelen van workflow-toepassingen. Zij hebben ons dan ook enorm goed geholpen bij het in kaart brengen van alle processen en informatiestromen rond de reisaanvraag. Het beschrijven van het hele proces van aanvraag tot bevestiging, gecombineerd met autorisatie, workflow, beleid en contracten was gecompliceerder dan ik had verwacht. Het raakt heel veel processen en systemen in de organisatie. Maar met hulp van medewerkers van ATP, de IT-afdeling van ATP, onze eigen IT-afdeling, de service manager en een vertegenwoordiging van de administratie is het toch gelukt om alle benodigde informatie die nodig was boven tafel te krijgen."
E-form
"Op basis van de vastgelegde organisatiestructuur, procedures en workflows heeft e-office vervolgens het reisaanvraagsysteem ‘E-form’ ontwikkeld in Lotus Workflow. Dit is een webapplicatie waarin aanvragers informatie over de reis invoeren en hun reisvoorkeuren kunnen aangeven. Als een aanvrager het reisaanvraagformulier heeft ingevuld, wordt dit formulier automatisch doorgestuurd naar ATP. Als een reis buiten het beleid geboekt wordt, doen zij een ander, goedkoper reisvoorstel, binnen de afgesproken criteria. In het voorstel kunnen aanvragers een vergelijking van de kosten maken Als een aanvrager een keuze heeft gemaakt, wordt het formulier direct doorgestuurd naar de eerste leidinggevende voor akkoord. Als deze persoon op vakantie is, wordt het automatisch doorgestuurd naar de tweede of derde persoon die akkoord kan geven. Zo wordt het hele proces automatisch doorlopen waarna de reis definitief kan worden geboekt."
introductie
"De introductie van E-form bij de eerste pilotgroep verliep heel voorspoedig. In de testgroep zaten medewerkers die veel reizen boeken voor Heineken zaken reizigers. Zij zagen dan ook onmiddellijk hoeveel tijd deze nieuwe werkwijze hen zou besparen. De brede invoering van het systeem is echter niet zonder slag of stoot verlopen. De introductie vond plaats in een periode van grote veranderingen binnen de organisatie. Medewerkers zaten hierdoor niet echt te wachten op ‘weer een nieuwe toepassing’. Daarnaast hadden we te maken met wat opstartproblemen. Er zaten toch nog enkele bugs in het systeem die in de testfase niet naar voren waren gekomen. Bovendien bleek onze servercapaciteit niet voldoende te zijn waardoor het systeem onnodig traag werd. Gelukkig hebben we deze problemen allemaal snel kunnen oplossen en wordt E-form nu intensief gebruikt."
kostenbesparing
"E-form heeft ons behoorlijk wat besparingen opgeleverd. Het telefoonverkeer naar ATP is zeker met de helft gedaald. Door de invoering van E-form is het niet meer nodig dat ATP-medewerkers werkzaam zijn op de locaties in de Heineken-kantoren. Het team werkt nu weer vanuit het kantoor van ATP op Schiphol-Rijk, wat een besparing op FTE’s, vervoer en werkruimte heeft opgeleverd. Daarnaast worden in het aanvraagformulier automatisch de persoongegevens van de betreffende medewerker ingevuld. Op die manier neemt het invullen van de aanvraag minder tijd in beslag en worden er minder fouten gemaakt door de uniforme en volledige manier van informatie aanleveren. Tot slot is het aantal verzoeken om af te wijken van het vliegbeleid met 90% gedaald, omdat reizigers, department managers en/of budget holders direct inzicht krijgen in de kosten die het afwijken van het vliegbeleid met zich mee brengt. De reiskosten zijn hierdoor gedaald, omdat er nu veel vaker conform de Heineken Travel Policy wordt geboekt."